Als je deze vijf stappen volgt, dan heb je een goeie telefooncentrale uitgebouwd!
1. Goeie geluidskwaliteit
Niets is vervelender dan slecht verstaanbare voice-prompts. Onduidelijkheid is bij communicatie altijd een slecht teken. Zorg voor heldere, vriendelijk ingesproken en ondubbelzinnige telefoonberichten.
2. Duidelijk schakelmenu
Het helpt als je een duidelijke structuur uitdenkt om je klanten door te schakelen. Bel ook eens zelf met je eigen bedrijf met een specifieke vraag in gedachten. Duurt het lang voordat je doorverbonden wordt? Heb je het gevoel dat je (letterlijk) aan het lijntje wordt gehouden? Of doe je enkele stappen teveel? Of is je vraag te specifiek en wil je gewoon meteen iemand spreken, maar kan dat niet? Proefondervindelijk kun je schaven aan je keuzemenu-teksten. Zorg in elk geval dat je bellers zich niet beginnen ergeren aan je keuzemenu. Dat moet je ten allen tijde voorkomen.
3. Herhaling
Denk er ook aan dat niet iedereen meteen zijn klantnummer bij de hand heeft. Of soms in een luidruchtige situatie is en uw boodschap niet gehoord heeft. Een herhaalfunctie neemt hier veel stress weg.
4. Wachtmuziek
Bovendien zorgt wachtmuziek ervoor dat de beller het wachten wat dragelijker vindt.
