Checklist voor een goede telefooncentrale

Keuzemenu 1 – autofabrikant

Welkom bij MijnBedrijf.
Voor Volkswagen – druk 1.
Voor Audi – druk 2.

Wenst u de receptie voor onderhoud en herstellingen te spreken – druk 1.
Om een afspraak te maken te maken voor onderhoud en herstellingen kan u steeds terecht op onze website.
Om iemand van het magazijn wisselstukken te spreken – druk 2.
Voor de afdeling verkoop – druk 3.

Belt u voor een afspraak voor levering of meer informatie over uw besteld voertuig – druk 1.
Om iemand van de verkoopafdeling te spreken – druk 2.
Voor al uw andere vragen kan u terecht op info@mijnbedrijf.be.

Voor technische ondersteuning, druk 1.
Voor administratie of verkoop, druk 2.

Keuzemenu 2 – technisch bedrijf

For technical support, please press 1.
For administration or sales, please press 2.

Pour entrer en contact avec notre service technique, appuyez sur la touche 1.
Pour l’administration ou la vente appuyez sur 2.

Keuzemenu 3 – Servicedesk

Welkom bij de Servicedesk.
Ben je een student? Kies één.
Ben je een medewerker? Kies twee.
Voor zakelijke contacten: Kies drie.

Als nieuwe student vind je alle belangrijke informatie op mijnbedrijf.nl.

Keuzemenu 4 – KMO

Welkom bij MijnBedrijf.

Voor support, toets 1.
Voor boekhouding, toets 2.
Voor algemene vragen, toets 3.
Om dit menu opnieuw te beluisteren, toets 9.

Keuzemenu 5 – Internationale begroeting

Welkom bij X, druk een voor nederlands.
Bienvenue chez X, pour le francais appuyez sur deux.
Welcome to X , press three for english.

Download onze catalogus voor meer voorbeelden.

Muziek is onmisbaar

Je kan niet ontkennen dat muziek een belangrijke rol speelt in ons leven. Muziek is overal aanwezig en beïnvloedt onze persoonlijkheid en emoties. Muziek ontspant en prikkelt daarnaast de hersenen en zèlf muziek maken activeert zelfs ons volledige brein! Maar wat hier ook vooral belangrijk is, is het feit dat muziek therapeutisch kan werken.

Muziek is therapie

Muziek wordt niet voor niets bij allerlei therapieën gebruikt om mensen te stimuleren. Maar ook wanneer je aan de telefoon zit te wachten, kan muziek therapeutisch werken! Het is sowieso aangeraden om bellers te laten wachten met muziek. Als je moet wachten om doorgeschakeld te worden, wil je absoluut niet in stilte wachten. De muziekvraag hangt er dus van af of je een wachtrij hebt of niet. Als mensen snel een medewerker aan de lijn hebben, hoef je je niet veel zorgen te maken over de muziekkeuze.

Welk genre kies ik?

Welk muziekgenre je gebruikt, is ook van cruciaal belang. Er zijn namelijk een aantal do’s en don’ts bij de muziekkeuze. Er zijn veel bekende wachtmuziekjes, maar de ene is al beter dan de andere. Wij geven je een paar tips:

Do: Gebruik muziek die aansluit bij je bedrijfsimago – met andere woorden: gebruik geen hard rock als je een wellness uitbaat

Don’t: Gebruik geen te luide of te stille muziek – het volume moet nét goed zitten.

Don’t: Gebruik geen muziek met te hoge of te lage tonen – door de telefoonkwaliteit klinken deze hoge of lage frequenties niet goed

Don’t: Gebruik geen repetitieve deuntjes die vervelend kunnen klinken – dat zorgt ervoor dat bellers afhaken

Ja, ook je keuzemenu is een marketingtool

Wist je dat je meer kan verkopen door te investeren in een professioneel keuzemenu? Je hebt er misschien nog niet bij stilgestaan, maar een goed klinkende telefooncentrale zorgt voor een goede indruk bij klanten en een goede indruk zorgt voor een betere verkoop! Wij geven je vijf tips om beter te verkopen met een professionele voicemail!

1 – Snelheid

Met een professionele voicemail kan je klanten veel sneller helpen en doorverwijzen. Met een welkomstbericht en eenvoudig keuzemenu help je bellers snel verder. Hoe langer je mensen laat wachten, hoe meer geld je verliest. Want time is money! Waar wacht je nog op?

2 – Professionaliteit

Schakelde je net over naar een zogenaamde ‘VOIP-centrale’ of ‘cloud-telefonie’? Dan kun je de professionalisering beter doortrekken met mooie boodschappen. Wij ondersteunen je hierbij met zakelijke voorbeelden en advies bij het opmaken van je call-flow. Onze stemmen klinken zakelijk en vriendelijk. Je zal merken dat je bedrijf nog professioneler wordt als onze stemmen jouw bedrijfsnaam uitspreken en de stem van jouw telefooncentrale worden.

3 – Persoonlijkheid

Door te kiezen voor professionele boodschappen op de telefooncentrale, geef je je bedrijf meer persoonlijkheid. De stem van je telefooncentrale vertegenwoordigt eigenlijk jouw bedrijf. Een vriendelijke persoonlijke begroeting vertaalt zich automatisch naar een grotere interesse in aankopen.

4 – Internationale uitstraling

Heb je ook Engelse of Franse klanten of richt je je op de Duitse markt? Dan kan je maar beter ook telefonisch een professioneel klinkende verwelkoming hebben in alle talen, ingesproken door een meertalige stem of verschillende stemmen met een andere moedertaal. Ben je niet zeker wie de geschikte stem is uit ons aanbod? Vraag raad via onze chat, door middel van een offerte of bel naar ons!

5 – Klanttevredenheid

Wist je dat vandaag negen op de tien bedrijven concurreert op basis van klanttevredenheid? Een klant kiest vaker voor dezelfde organisatie als het contact rond het product of dienst goed zat. Vooral het eerste contact, dat vaak via de telefoon gebeurt, is erg belangrijk.

Een robotstem voor je telefooncentrale, dat doe je best niet. Je hoort robotstemmen op verschillende plaatsen: op vertaalwebsites en op smart speakers. Maar wil je echt dat een robot jouw bedrijf representeert?

Onmenselijk

Een robotstem klinkt niet menselijk (klinkt logisch). Een automatische stem is niet bepaald aangenaam om naar te luisteren. Voor jouw keuzemenu, de eerste kennismaking met je klant, is dit geen goed idee.

Onpersoonlijk

Een robotstem werkt automatisch en verloopt op basis van computertechnieken. Zo’n stem heeft dus geen persoonlijkheid en klinkt ook niet meteen vertrouwd. Je zal ze dus nooit ervaren alsof er een vriend aan de andere kant van de lijn zit. En dat is net wat je nodig hebt als je persoonlijkheid wil creëren.

Misverstanden

Iedereen kent ondertussen de computerstemmen van de Google Assistant, Siri of Alexa. Deze stemmen worden wel ‘slim’ genoemd, maar zorgen door hun gebrek aan persoonlijkheid nog vaak voor (communicatie)problemen.

Gevoelloos

Mensen hebben gevoelens, maar een robot heeft geen hersenen zoals wij en heeft dus ook geen inlevingsvermogen. Je zal dus ook niet aan zo’n computerstem horen welk gevoel er in een zin ligt. Dat hoor je bij een mensenstem uiteraard veel beter, omdat wij intonatie en gevoel in onze zinnen kunnen verwerken. Als je iemand aan de telefoon hoort (met een echte stem), zal je meteen aan de andere kant van de telefoon horen dat je met een glimlach wordt onthaald. En een glimlach is gratis!

Onbetrouwbaar

Een vriendelijke mensenstem schept meteen een vertrouwensband. Als je iemand aan de telefoon hoort die vriendelijk en spontaan klinkt, ga je die automatisch meer vertrouwen. Je zal dus zeker geen betrouwbaar imago creëren als je een computerstem gebruikt. Een natuurlijke mensenstem klinkt nog altijd veel betrouwbaarder en komt natuurlijker over dan een onnatuurlijke robotstem.

Een robotstem kan niet geregisseerd worden
Een mensenstem kan je op allerlei manieren regisseren: van zakelijk tot opgewekt of zelfs heel droevig en boos. Een robot of computer zal die aanwijzingen niet begrijpen en ook niet kunnen uitvoeren. Een bericht zal alleszins nooit hetzelfde klinken in vergelijking met een bericht van een mensenstem.

Een robot- of computerstem is dus zeker niet de oplossing. Investeer dus in een kwalitatieve stem die wél persoonlijk en betrouwbaar klinkt!

Ja, wij leveren het juiste audioformaat.

Standaard .wav 48kHz 24bit. Maar elk formaat is mogelijk. Ook 8kHz 8bit a-law. Of MP3. En alles daartussenin.

Werkt het niet de eerste keer?

Geen nood: we zoeken samen mee naar het perfecte formaat tot het werkt. Ook onze service na verkoop is perfect.