Winkelmand

Categorie: Schrijftips

Een goed keuzemenu schrijven in 5 stappen.

Wij krijgen regelmatig de vraag van onze klanten: "Hoe schrijf je nu een goed keuzemenu?". We sommen in 5 stappen op hoe je het beste een keuzemenu voor je telefooncentrale kan opstellen. Lees verder hieronder.

Heb je een keuzemenu?

En is je keuzemenu het eerste dat je bellers te horen krijgen als ze je bellen? Dan is het belangrijk om het zo helder en efficiënt mogelijk te houden. Uiteraard wil je een geweldige eerste indruk maken. Maar even belangrijk is rekening houden met de noden van je klant. Zorg dat hij zo snel mogelijk bij de juiste afdeling belandt.

  1. Wat zijn de mogelijkheden van jouw telefooncentrale?
  2. Wat zijn de meestvoorkomende redenen van je klanten om contact op te nemen?
  3. Begin je keuzemenu met de belangrijkste zaken, gebaseerd op wat je klanten willen.
  4. Vermijd het verstrekken van informatie of gegevens die achterhaald kunnen zijn na verloop van tijd.
  5. Wees specifiek. Schep juiste verwachtingen en wees helder in je berichten.
tony-hand-P3uJUQ62uXE-unsplash

Stap 1: Wat zijn de mogelijkheden van jouw telefooncentrale?

Elke telefooncentrale is een beetje anders. Maar veel bieden dezelfde functionaliteiten aan. Om te begrijpen hoe je jouw keuzemenu het best kan instellen, moet je eerst begrijpen hoe jouw telefoonsysteem en doorschakelsysteem werkt. Zodat je de juiste berichten kan koppelen aan de juiste keuzetoets. Bijvoorbeeld: als jouw IVR-systeem spraak herkend, dan wil je de beller laten weten dat ze kunnen spreken in plaats van op een toets drukken.

steve-harvey-xWiXi6wRLGo-unsplash

Stap 2: Wat zijn de meestvoorkomende redenen van je klanten om contact op te nemen?

 

Jouw klanten zullen verschillende redenen hebben om jouw bedrijf te bellen. In een ideale wereld kan je op deze vragen inspelen bij het ontwerpen van jouw keuzemenu en meldingen. Veel bedrijven kiezen ervoor om het keuzemenu op te delen per departement, terwijl andere bedrijven de bellers rechtstreeks naar medewerkers doorverbinden.

Veel bedrijven kiezen er ook voor om hun website, adres en openingstijden te vermelden. Dit is erg handig als je vaak dezelfde vragen krijgt. Via je telefooncentrale zijn deze eenvoudige vragen al meteen beantwoord.

Stap 3: Begin je keuzemenu met de belangrijkste zaken, gebaseerd op wat je klanten willen.

De volgorde van hoe je je keuzemenu instelt is erg belangrijk voor de gebruikerservaring van je beller. Als bijvoorbeeld de meeste bellers contact opnemen om een afspraak te maken, zet dit dan als eerste optie. Zo kan je je dienstverlening optimaal laten aansluiten op wat je bellers willen. En vermijd je dat ze zich door teveel keuze’s en informatie moeten worstelen.

icons8-team-r-enAOPw8Rs-unsplash

Stap 4: Vermijd het verstrekken van informatie of gegevens die achterhaald kunnen zijn na verloop van tijd.

Tenzij je van plan bent je telefooncentrale vaak te vernieuwen of aanpassen (wat natuurlijk zeker kan), kan het slim zijn om tijdgebonden informatie, zoals tijdelijke promo’s of data te vermijden. In dezelfde gedachte kan je ook best kiezen voor het benoemen van de afdeling in plaats van de naam van de medewerker.

Zeg bijvoorbeeld: “Voor onze sales medewerker, druk 4”, in plaats van “Voor Thomas Smith, onze sales medewerker, druk 4”.

Stap 5: Wees specifiek. Schep juiste verwachtingen en wees helder in je berichten.

Wees specifiek wanneer het nodig is om verwarring en keuzestress te vermijden. Als je bijvoorbeeld de facturatie van nieuwe klanten bij je klantenservice wenst onder te brengen in plaats van bij de dienst facturatie, laat dit dan weten in je melding.

Hou ook in gedachten dat hoewel je zo volledig mogelijk wil zijn, je ook erg to the point mag zijn. Je openingsuren vermelden terwijl je open bent is bijvoorbeeld teveel informatie. Dit doe je beter in je na-de-kantooruren-melding. Als je toch je openingsuren, adres of extra informatie wenst mee te geven, doe dit dan via een apart keuzemenu.

Meer inspirerende artikelen.

Elke week posten we interessante inzichten. We helpen u graag om uw klanttevredenheid te verhogen.

Krijg je al hartkloppingen als je nog maar denkt aan het inspreken van je voicemail? Kom even tot rust, haal diep adem en ga verder met onze best practices!
Ben je van plan om een professioneel voicemailbericht te bestellen bij voices.be? Wij geven je een paar handige tips en tricks!
Wij krijgen regelmatig de vraag van onze klanten: “Hoe schrijf je nu een goed keuzemenu?”. We sommen in 5 stappen op hoe je het beste een keuzemenu voor je telefooncentrale kan opstellen.
Vijf stappen voor een telefooncentrale met goeie geluidskwaliteit en een duidelijk schakelmenu.
Meer verkopen door je telefoon keuzemenu, kan dat? Natuurlijk kan dat. Voor veel bedrijven, grote en kleine, spreek ik de teksten van de telefooncentrale in. Bel je als klant na de kantooruren, of moet je even aan de lijn worden gehouden, dan bestaat de kans dat je mijn stem op de voicemail hoort.

Veelgestelde vragen.

Wij helpen u met professioneel advies.

Sue

Michèle

Serge

Vlaams

Machteld

Nederlands

Goedele

Vlaams

Emma

Mark

Nederlands

Kirsten

Vlaams

Gratis muzikaal geschenkje 🎉

U denkt aan mooie stemopnames voor uw telefooncentrale? Topkeuze. Zelfs indien u nog twijfelt, laat u deze welkomstpromo best niet liggen… Want via deze weg bieden we u éénmalig gratis €49 korting op de muziek bij uw eerste bestelling. Wees snel.. want deze popup tonen we slecht één keer…

Genereer uw unieke -€49 kortingscode.

Uw naam

Wees snel want onze actie eindigt bijna…

Dagen
Uren
Minuten
Seconden
Helaas, de actie is verlopen.

Gebruik geldige gegevens: uw unieke kortingscode wordt automatisch gekoppeld aan uw e-mailadres.