Is jouw bedrijf klaar voor de heropening?

In de komende weken zullen vele bedrijven de deuren terug openen.

Zorg dat je professionele telefooncentrale van je bedrijf klaar is voor je heropening na de corona-crisis. Nu is het geschikte moment om de berichten op je telefooncentrale systeem te updaten zodat klanten, medewerkers en verkopers je beter kunnen bereiken.

Vele mede-ondernemers kunnen niet wachten om – uiteraard met de nodige voorzorgsmaatregelen – terug op gang te komen. Een cruciale tool zal hierbij je telefooncentrale of voip-centrale worden. Zeker in de beginfase zullen vele afspraken telefonisch gemaakt worden en hebben klanten veel vragen, terwijl je volop aan het werk bent met je klanten in je zaak.


Dan is het handig dat je een aantal telefoonberichten goed en professioneel hebt ingesteld. Gebruik bijvoorbeeld je voicemail-bericht waarop je uitlegt hoe men kan reserveren of welke de gewijzigde openingstijden zijn. Of gebruik een doorschakelmenu, om je beller door te verwijzen naar de juiste collega (die van thuis werkt). Gebruik een wachtbericht met wachtmuziek indien je niet metéén aan de lijn kan komen, maar de klant wel zo snel mogelijk wenst te helpen.

Dit zijn allemaal zaken die helpen om je callflow te stroomlijnen en je klanten optimaal te kunnen helpen. Want communicatie is key in deze onzekere en veranderende tijden. Gaat je zaak heropenen? Gebruik dan onze tips op jouw telefooncentrale.


Welke berichten gebruik je nu?

Bel je algemeen zakelijk telefoonnummer even op, en beluister je huidige welkomstbegroeting. Je doorschakel keuzemenu. Je voicemail begroeting en je on-hold berichten. De kans bestaat dat je dat al eventjes niet meer gedaan hebt. Maar zo hoor je wat je bellers te horen krijgen. Neem er een notitieblokje bij en hou bij welke berichten niet langer van toepassing zijn of geüpdatet moeten worden.

Bijvoorbeeld: Kloppen je openingstijden nog? Of zijn deze gewijzigd? Is er een webshop bijgekomen waar je naar kan verwijzen? Indien er medewerkers telewerken, worden je bellers dan correct doorgeschakeld? En zullen ze nog steeds telewerken bij de heropening? Misschien moet je de instellingen terug aanpassen?

Let bij het luisteren dus op:

  1. Openings en sluiting tijden
  2. Tijdelijke doorschakelingen
  3. Langere wachttijden
  4. Tijdelijke extra diensten: zoals afhalen of leveren.
  5. Doorverwijzingen naar je sociale media of website.

Wat worden de maatregelen voor jouw bedrijf?

Je zal het druk hebben met de klanten in je zaak. Maar klanten zullen je nu ook meer bellen voor inlichtingen. Vertel over je maatregelen in je welkomstbegroeting. Je kunt vertellen hoeveel klanten je maximaal kan helpen in je winkel. Welke momenten ze best kunnen langskomen. Hoe de reservatie werkt en welke voorzorgsmaatregelen jullie nog zullen nemen om veiligheid te garanderen.

  • Verwacht je van je klanten dat ze een mondmasker dragen?
  • Zul je handgel voorzien bij het binnenkomen in de zaak?
  • Zijn er diensten die wél of niet mogelijk zijn of veranderen?
  • Zijn er beperkte plaatsen beschikbaar?
  • Online bereikbaarheid: kan je klant ook online geholpen worden? Vermeld de mogelijkheden.
  • Welke zijn de meest gestelde vragen die je krijgt? Ook daarop kan je inspelen en die al meedelen in je begroeting. Wie weet is de vraag daar al mee opgelost.

Laat je hierdoor leiden door de voorzorgsmaatregelen die onze overheid oplegt en de vragen die je klanten stellen. Zorg niet voor overinformatie, maar wel voor duidelijkheid.



Voorbeelden telefoonboodschappen tijdens covid-19.

Om je te helpen, heeft voices.be enkele voorbeelden teksten voor je gemaakt. Deze kan je gebruiken op je eigen telefooncentrale. Of je kan ze door ons laten inspreken door een stem naar keuze.

Nieuwe openingstijden

Bedankt voor het bellen met X. We zijn terug open en werken met nieuwe openingsuren. We zijn geopend op werkdagen van X tot X uur. En van X tot X uur. Op zaterdag zijn we open van X tot X uur.

Nieuwe maatregelen

Bedankt voor het bellen. We zijn blij terug van start te kunnen gaan. We hebben een aantal voorzorgsmaatregelen en onze nieuwe openingstijden gebundeld op onze website www.x.be. Gelieve deze zeker even door te nemen, alvorens bij ons langs te komen. Bedankt voor uw begrip.

Beperkte diensten

Bedankt voor het bellen met X. Op dit moment kan je enkel afhalen, door de corona-maatregelen. Geef duidelijk je bestelling, je naam en je telefoonnummer door na de biep. Dan bellen we je zo snel mogelijk terug. Bedankt voor je begrip.


On-hold berichten

Staat je beller even in de wachtrij? Maak dan van de gelegenheid gebruik om je voorzorgsmaatregelen met de klant te delen. Zo zijn ze beter geïnformeerd tijdens hun bezoek aan je zaak. En wie weet is hun vraag al meteen opgelost.

Beperkt aantal klanten

Bedankt voor het bellen met X. Helaas kunnen we slechts X klanten tegelijk helpen in onze zaak. We verontschuldigen ons voor het ongemak en hopen je uiteraard snel te kunnen verder helpen.

Elektronisch betalen

Hou er rekening mee dat je door het coronavirus enkel elektronisch zal kunnen betalen. Wij danken je voor je begrip.

Handhygiëne

Zorg voor propere handen tijdens je bezoek. Was je handen met zeep of gebruik reinigingsgel.

Het dragen van mondmaskers

Onze klanten en medewerkers zullen worden gevraagd een mondmasker te dragen. Het is onze prioriteit een veilige omgeving te creëren en het risico op de verspreiding van het covid-19-virus te voorkomen. We danken je voor je begrip en steun in deze tijd.

Beperkte winkeltijd

We laten maar een maximaal aantal klanten toe in de winkel. Probeer daarom je tijd in onze winkel te beperken voor de andere klanten.

Afstand houden

In onze winkel zul je stickers op de grond terugvinden. Bewaar de anderhalve meter afstand en volg de aangeduide route.

Producten aanraken

Gelieve in onze winkel geen producten aan te raken die je niet zal kopen.


Voicemail begroetingen

Nieuwe openingstijden

Welkom bij voices.be. Op dit moment zijn wij helaas gesloten. We zijn vanaf nu bereikbaar op deze dagen van X tot X uur. En van X tot X uur. Spreek een bericht in na de toon, gevolgd door je naam en nummer en we bellen je zo snel mogelijk terug.

Beperkte aanwezigheid

Welkom bij voices.be. Om de verspreiding van het coronavirus te voorkomen, werken wij beperkt op kantoor. Daarom kunnen we je oproep helaas niet beantwoorden. Laat een bericht in na de toon en we nemen spoedig contact met je op. Bedankt voor je begrip.


Conclusie

Mogelijk had je er nog niet over nagedacht. Maar zorg voor een duidelijk en geüpdate telefooncentrale in deze veranderende tijden vol vragen. Plaats deze informatie ook op je website of sociale media. Zodat je klanten weten wat ze kunnen verwachten. Onjuiste, verouderde of verkeerde informatie kan ervoor zorgen dat je klanten een andere dienstverlener zullen zoeken. Maar door goed te communiceren voelt de klant zich begrepen en geholpen.

Moet jouw telefooncentrale geüpdate worden en wil je hiervoor beroep doen op rustige, professionele stemmen? Bij www.voices.be maken we het voor grote en kleine bedrijven toegankelijk om een professionele stem te plaatsen op je telefooncentrale of antwoordapparaat. Je kan je voicemail laten inspreken vanaf slechts €30. En je ontvangt je audio-berichten reeds de volgende werkdag.

Heb je al eens overwogen om een professionele stem te gebruiken op je voicemail?

Dit is precies wat wij elke dag doen voor grote en kleine bedrijven: van een lokale immo-makelaar tot Samsung en Tesla. Voor één voicemail-boodschap of een hele centrale met keuzemenu. Alles kan. En voor de onze prijs (vanaf €89) hoef je het zeker niet te laten. Onze klanten geven ons unaniem een vijf-sterren beoordeling op Google. Nieuwsgierig naar onze mooie stemmen?

Vlaamse vrouwen
No data was found
Vlaamse mannen
No data was found
Engelse vrouwen
No data was found
Engelse mannen
No data was found
Duitse vrouwen
No data was found
Duitse mannen
No data was found
Franse vrouwen
No data was found
Franse mannen
No data was found
Nederlandse vrouwen
No data was found
Nederlandse mannen
No data was found
Johfrah
Hallo, ik ben Johfrah! 👋 Ik ben de oprichter van voices.be. Ik heb twee passies: mooie stemmen en mooie verhalen. Als ik video's maak vind ik het leuk als ik beide passies kan combineren! Verder hou ik van Ted-talks, de geur van zonnecrème en goeie gesprekken. 🎙 Oja, welkom op voices.be! Spreek me gerust aan op de chat als je vragen hebt.