Ao ouvir o seu próprio menu de opções ou mensagem de voz, preste atenção a estes três elementos:
- O ritmo: a voz fala devagar o suficiente para que o interlocutor possa tirar notas?
- A respiração: o texto soa relaxado ou ouve alguém a engolir em seco entre duas frases?
- O calor: a voz parece genuinamente interessada ou soa como um mero formalismo?
Como diretor, durante as gravações, garanto sempre que um ator de voz fala como se houvesse um cliente específico sentado do outro lado da mesa. Assim que começar a comunicar de forma genérica, perde a ligação pessoal.
Um menu de opções destina-se a encaminhar rapidamente o interlocutor para o colega certo, e não a desencorajar quem liga. Por isso, limite o número de opções a um máximo de quatro no menu principal. Assim que um interlocutor tem de ouvir listas por mais de trinta segundos, a irritação instala-se.
Formule primeiro o departamento e só depois o número. Por exemplo, diga "Para a contabilidade, prima 1" em vez de "Prima 1 para a contabilidade". O interlocutor ouve primeiro o tema reconhecível e só depois sabe que número deve primir. Isso evita muita repetição e frustração.
4. A qualidade do áudio: ouve ruído, eco ou som de fundo?
Quando uma mensagem é gravada com um smartphone numa sala de reuniões vazia, o interlocutor percebe isso de imediato. Ruído, eco e volumes de som variáveis entre diferentes menus dão uma impressão desleixada. Os interlocutores associam frequentemente, e de forma inconsciente, a má qualidade do áudio a uma falta de rigor no resto dos seus serviços.
Uma gravação profissional soa uniforme, sem sibilâncias perturbadoras ou distorção. A transição entre a mensagem falada e a eventual música de espera também deve ser suave. A música nunca deve abafar a voz e deve adequar-se, em estilo, à calma que pretende transmitir.
5. A conclusão: o interlocutor sabe qual é o próximo passo?
Quando o seu interlocutor ouve uma mensagem de voz, não deve haver dúvidas sobre o que se segue. Um aviso geral como "deixe uma mensagem após o sinal sonoro" leva frequentemente as pessoas a simplesmente desligarem. Os clientes querem saber quando podem esperar uma resposta.Por isso, dê instruções claras. Pergunte especificamente por um nome e número de telefone e mencione em quanto tempo a sua equipa ligará de volta. Assim, transmite ao chamador a confiança de que a sua questão não desaparecerá num buraco negro digital. Um cliente satisfeito, que sabe o que esperar, aguarda com tranquilidade.
