Guiones telefónicos para una empresa de alimentación: 5 reglas para un menú fluido

Guiones telefónicos para empresas alimentarias: 5 normas para un menú fluido

En la industria alimentaria, los controles estrictos y los plazos de entrega ajustados son el día a día. Los guiones telefónicos eficaces para una empresa de alimentación dirigen rápidamente a sus socios logísticos y a los consumidores al contacto adecuado.

1. Distinga entre proveedores y clientes

Un proveedor de materias primas necesita un contacto diferente al de una cadena de supermercados que desee comprar. Separe la entrega y las ventas directamente en el primer nivel del menú de audio para evitar confusiones. Mencione brevemente las dos opciones principales en el saludo, para que un proveedor o comprador sepa de inmediato que ha llamado al lugar correcto sin tener que escuchar todo el menú.

Un ejemplo de mensaje de bienvenida: "Bienvenido a nuestro servicio de atención al cliente. Si llama como proveedor para una entrega, pulse 1. Si llama como comprador o minorista para un pedido, pulse 2. Para el resto de preguntas, pulse 3."

2. Atienda las preguntas de los consumidores por separado

Cuando los consumidores llamen con preguntas sobre alérgenos o quejas, estas llamadas no deben bloquear la tramitación de pedidos. Ofrezca a los consumidores una opción clara y específica hacia el departamento de calidad. Considere estas tres preguntas frecuentes de los consumidores que merecen una ruta propia:

• Una pregunta sobre un alérgeno específico en el envase
• Una queja sobre la caducidad de un producto
• Una solicitud de información adicional sobre el origen

3. Cree una ruta para el control de calidad

La calidad y la trazabilidad de los productos están estrictamente reguladas por ley. Asegúrese de que haya una línea directa para los organismos de inspección o laboratorios, de modo que la información importante sobre seguridad alimentaria siempre tenga prioridad. Deje también claro en el menú de opciones que esta línea permanecerá atendida durante toda la semana de producción, para que una inspección nunca se retrase debido a una línea cerrada.

Un ejemplo de texto para el menú de control de calidad: "Usted llama en nombre de un organismo de inspección o laboratorio. Pulse 1 para ser conectado inmediatamente con el departamento de calidad. Esta línea está atendida durante toda la semana de producción."

El siguiente resumen indica qué tipo de llamante corresponde a cada opción:

Tipo de llamante Reconocible por Opción recomendada Proveedor de materias primas Llama por una entrega o planificación Opción 1, Suministros Minorista o cadena de supermercados Llama por un pedido o reposición Opción 2, Ventas Consumidor Llama con una queja o pregunta sobre alérgenos Opción 3, Departamento de calidad Organismo de inspección o laboratorio Llama en nombre de una entidad de control Opción 4, Control de calidad, con prioridad

4. Utilice una voz cálida y fiable

La alimentación se basa en la salud, la confianza y la experiencia. La grabación de audio del menú de opciones debe sonar amable y abierta, para que los llamantes se sientan inmediatamente bienvenidos en la organización. Evite un tono demasiado comercial o apresurado: los llamantes de este sector valoran sobre todo la calma y una voz que suene sincera en lugar de orientada a la venta. Además, elija un ritmo de habla pausado, para que un llamante que contacta por primera vez pueda seguir cada opción sin tener que volver a escuchar el anuncio.

5. Adáptese a los horarios tempranos de producción

Las empresas alimentarias suelen empezar mucho antes del horario de oficina habitual. Grabe un mensaje matutino específico para las horas en que la producción está en marcha, pero la administración aún no está disponible. Repita también en ese mismo mensaje el número de teléfono general para preguntas urgentes de entrega, para que un conductor que llegue demasiado pronto pueda contactar con alguien de inmediato.