Menu de exemplos de mensagens para uma central telefónica profissional
- Escolha entre mais de 50 vozes
- Escolha entre mais de 35 músicas de espera
- Número ilimitado de mensagens
- Conselhos de texto personalizados
Tem um menu de escolha expresso por uma bela voz telefónica?
Quer redirecionar os seus interlocutores para o serviço certo? Graças aos nossos exemplos e dicas, a partir de agora vai fazê-lo de uma forma muito clara.
Exemplos de textos de bons menus pendentes de IVR
Holandês:
Seleccione uma das seguintes opções. Se pretender falar com alguém do serviço de apoio ao cliente, prima 1. Para Compras, prima 2. Para o serviço técnico, prima 3. Para todas as outras questões, prima 8. Prima # (hash) para voltar a ouvir este menu. Prima 0 para regressar ao menu anterior.
Francês:
Bem-vindo ao VOICES. Para o servir mais rapidamente, faça a sua escolha no menu seguinte. Se quiser falar com o nosso departamento comercial, prima 1. Para a contabilidade, prima 2. Prima # para ver esta mensagem. Para voltar ao menu principal, prima 0.
Inglês:
Bem-vindo ao VOICES. Por favor, seleccione uma das seguintes opções. Para preços, prima 1. Para encomendas, prima 2. Para todas as outras questões, prima 3. Prima # para voltar a ouvir este menu. Para voltar ao menu anterior, prima 0.
Inglês:
Bem-vindo ao VOICES. Para que se possa relacionar rapidamente com o melhor colaborador, segue-se agora uma lista de opções. Prima o botão 1 para o seu cliente. Seleccione o 2 para a assistência técnica. Seleccione o número 3 para o Apoio Financeiro. Carregue em #, para que este menu seja imediatamente ativado. Para aceder ao menu principal, prima 0.
Espanhol:
Bienvenidos a VOICES. Por favor, escolha uma das seguintes opções. Para preços, prima 1. Para pedidos, prima 2. Para todas as outras consultas, prima 3. Pressione # para voltar a ouvir este menu. Para voltar ao menu anterior, prima 0.
Português:
Bem-vindo ao VOICES. Escolha uma das seguintes opções. Para preços, prima 1. Para pedidos, prima 2. Para todas as outras consultas, prima 3. Prima # para ouvir este menu novamente. Para voltar ao menu anterior, prima 0.
A importância de um menu claro de escolhas
3 vantagens para a sua empresa
- Encaminhamento rápido para o departamento correto
- Reduz o tempo de espera e aumenta a eficiência
- Melhoria da experiência do utilizador para quem telefona
Sugestões para um menu de escolha clara
Criamos ficheiros áudio profissionais para o sistema telefónico da sua empresa. Isto irá melhorar a sua imagem e aumentar a satisfação dos clientes. Porque tanto você como os seus clientes merecem-no.
Bem-vindo ao [VOICES]. Bem-vindo ao [VOICES]. Para holandês, prima 1. Para o francês, prima 2.Encaminhe a pessoa que ligou para o serviço competente.
Bem-vindo ao [VOICES]. Para o serviço de apoio, prima 1. Para vendas, prima 2. Para questões administrativas ou outras, prima 3.Forneça sempre uma opção de outras perguntas.
Eis um menu de seleção: Tem uma avaria tecla 1. Para outras perguntas, prima 2.Dê a opção de repetir um menu mais longo.
Se pretender falar com alguém do serviço de apoio ao cliente, prima 1. Para Compras, prima 2. Para o serviço técnico, prima 3. Para todas as outras questões, prima 8. Prima # (hash) para voltar a ouvir este menu.Certifique-se de que o autor da chamada pode regressar facilmente ao menu principal.
Para voltar ao menu principal, prima 0.
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Como é que configuro um menu pendente?
Porque é que precisa de um menu de escolha?
Tem uma empresa com vários departamentos? Tem muitos temas e questões que os clientes podem colocar? Então, um menu de escolha para o seu PBX é a solução adequada. É a solução ideal para o seu cliente? Secretamente, todos nós não gostamos de passar por um menu de escolha. De preferência, existe um atalho para obter imediatamente um funcionário real em linha a quem confiar a sua pergunta.
Porque, por vezes, como cliente, é difícil formular ou categorizar a sua pergunta. Porque não tem a certeza se a sua pergunta é mais adequada para o serviço pós-venda ou para o serviço de faturação... Um menu pendente claro garante que o empregado que atende a chamada pode ajudar o cliente mais rapidamente porque é especializado.
Naturalmente, isto não se aplica a todas as empresas. Uma pequena empresa com poucos produtos pode não precisar de utilizar um menu pendente. Uma empresa maior, com muitos produtos ou serviços, pode certamente beneficiar dele. A escolha de uma central telefónica com menus de escolha pode ser feita para facilitar as consultas dos clientes.
Um menu de escolha é amigo do cliente?
A perceção ensina-nos que quanto mais depressa tivermos uma pessoa em linha que nos possa ajudar, melhor será a nossa experiência. Mantenha o tempo de espera o mais curto possível.
Pense cuidadosamente em todas as possíveis questões que os clientes possam colocar. Quanto melhor tiver as suas estruturas internas, mais rapidamente poderá responder a diferentes perguntas. Por exemplo, tem um sistema com números de clientes ligados ao número de telefone? Assim, o cliente existente não tem de se identificar no menu de marcação. Isso poupa-lhe tempo. E isso torna-o mais agradável para o cliente. Assim, a experiência ou o esforço de percorrer o menu de marcação torna-se mais curto.
Nesse exercício, pense realmente do ponto de vista do cliente. E não a partir da estrutura da empresa. Por exemplo, se o seu cliente quiser saber se a encomenda pode ser devolvida, então "Para devolver uma encomenda" é mais fácil e mais claro para o cliente do que "Para o departamento de assistência e reparação".
Como mencionado, compile uma lista das perguntas mais comuns. Depois, divida as perguntas mais frequentes numa seleção concisa de escolhas. Definitivamente, não exagere neste aspeto. Porque isso também o distrai.
Reconhecimento do cliente
Uma vez que associou o número de telefone do cliente ao ficheiro do cliente, sabe imediatamente, por exemplo, se se trata de um cliente particular ou de um cliente empresarial. Ou pode ver imediatamente o resumo dos serviços adquiridos. Isto permite-lhe redirecionar automaticamente o cliente para o serviço certo.
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Vender mais através do seu menu de marcação telefónica, é possível?
Claro que pode. Para muitas empresas, grandes e pequenas, eu falo os textos da central telefónica. Se telefonar como cliente fora do horário de expediente, ou se precisar de ficar em linha durante algum tempo, é provável que ouça a minha voz no voicemail.
1. Utilize a resposta interactiva por voz
Um menu telefónico com várias opções nem sempre é necessário. Nas pequenas empresas, é suficiente ter uma breve mensagem de espera até o telefone ser atendido pela(s) rececionista(s) ou pelo serviço adequado. Não pode atender o telefone? Então, é importante que tenha um voicemail devidamente gravado. Uma voz calorosa e amigável é indispensável neste caso. A voz que os seus potenciais clientes ouvem é a primeira impressão. É uma espécie de cartão de visita auditivo. É profissional e transmite qualidade. Faz com que se sintam bem.
2. Seja breve e claro
A regra geral é: quanto mais eficazmente puder encaminhar o seu cliente para a pessoa de contacto certa, melhor. Você próprio não quer ser mantido em linha durante muito tempo, pois não? Ao escrever os seus prompts de voz, seja pessoal, mas não se afaste demasiado das regras não escritas. É provável que a pessoa só esteja a ouvir com metade do ouvido e, por isso, as frases padrão são fáceis de entender.
Seja bem-vindo. Aguarde um momento, iremos ajudá-lo assim que possível.
Todos os nossos funcionários estão ocupados. Entraremos em contacto consigo assim que possível.
Mas durante esse tempo de espera, pode utilizar uma locução para tirar maior partido da chamada telefónica.
3. Fale sobre as suas promoções
Dê ao cliente informações promocionais. Ou Um exemplo: "Obrigado pela sua paciência. Sabia que, ao comprar o seu colchão, passou a receber temporariamente as almofadas em cima gratuitamente? A nossa equipa terá todo o gosto em informá-lo sobre esta e outras promoções."
4. Consulte o sítio Web
É evidente que tem um sítio Web onde o seu cliente pode encontrar rapidamente todas as informações que procura. Transmita-o, se necessário com um exemplo prático. Há mais hipóteses de isto já resolver o problema do que pensa.
5. Primeiro o departamento, depois a ação
Utiliza um menu pendente? Se sim, a minha preferência pessoal é esta ordem. Para o departamento de faturação, prima 1. Para o departamento de serviço pós-venda, prima 2. O seu cliente pode receber muitas informações, pelo que é útil que reconheça primeiro o departamento que procura e só depois saiba qual o botão a premir.
Não espere demasiado tempo para transferir um colega. Muitas vezes, as pessoas telefonam-lhe só porque têm perguntas específicas. Uma série de respostas padrão, que podem já ter encontrado no seu sítio, mas que não foram suficientes. Por isso, não deixe a opção "Para outras questões, prima X" durante muito tempo.
Também pode utilizar palavras como "tecla" ou "marcar" no menu do seu telefone. Essa escolha depende de si.
E finalmente: peça feedback
Depois de uma conversa, pode pedir ao cliente que lhe dê a sua opinião. Acha que foi bem atendido ou gostaria de deixar um comentário? Isso pode ser uma informação muito valiosa!
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8 Exemplos realistas de menus de escolha para o seu PBX
Welkom bij MijnBedrijf.
Voor Volkswagen - druk 1.
Voor Audi - druk 2.
Wenst u de receptie voor onderhoud en herstellingen te spreken - druk 1.
Om een afspraak te maken te maken voor onderhoud en herstellingen kan u steeds terecht op onze website.
Om iemand van het magazijn wisselstukken te spreken - druk 2.
Voor de afdeling verkoop - druk 3.
Belt u voor een afspraak voor levering of meer informatie over uw besteld voertuig - druk 1.
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Voor al uw andere vragen kan u terecht op info@mijnbedrijf.be. Voor technische ondersteuning, druk 1.
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Tevens willen wij u erop attenderen dat al onze gesprekken worden opgenomen voor trainingsdoeleinden.
Kies 1 – Voor al uw verkoopgerichte vragen.
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Welkom bij de afdeling planning, om u snel verder te kunnen helpen willen wij u vragen uw bestelnummer bij de hand te houden.
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Welkom bij de afdeling klantenservice, om u snel verder te kunnen helpen willen wij u vragen uw bestelnummer bij de hand te houden en een keuze te maken uit een van de volgende opties zodat wij u direct met de juiste medewerker kunnen doorverbinden:
Optie 1: Voor al uw vragen inzake een beschadigde levering.
Optie 2: Voor al uw vragen over missende onderdelen.
Optie 3: Voor het annuleren van uw bestelling.
Optie 4: Indien u belt inzake een retourverzoek.
Optie 5: Voor al uw andere vragen aan onze afdeling klantenservice.Welkom bij X!
Voor offerteaanvragen: druk 1.
Voor planning groene energie: druk 2.
Voor personeelszaken: druk 3.
Voor alle andere vragen: druk 4.
Voor leveringen en afhalingen: druk 1.
Voor planning nutsvoorzieningen: druk 2.
Voor de boekhouding: u kan ons contacteren via boekhouding@x.be.
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Escreva um menu de boa escolha em 5 perguntas.
O seu PBX tem um menu de escolha?
E o seu menu de opções é a primeira coisa que os seus interlocutores ouvem quando lhe ligam? Então é importante que o mantenha tão claro e eficiente quanto possível. É claro que quer causar uma óptima primeira impressão. Mas igualmente importante é ter em conta as necessidades do seu cliente. Certifique-se de que eles chegam ao departamento certo o mais rapidamente possível.
Pergunta 1: Quais são as capacidades do seu PBX?
Cada PBX é um pouco diferente. Mas muitos oferecem as mesmas funcionalidades. Para saber qual a melhor forma de configurar o seu menu de marcação, primeiro tem de compreender como funciona o seu sistema telefónico e o sistema de reencaminhamento de chamadas. Para que possa associar as mensagens certas ao botão de escolha certo. Por exemplo: se o seu sistema IVR reconhece a fala, quer informar o autor da chamada que pode falar em vez de premir uma tecla.
Pergunta 2: Quais são os motivos mais comuns das suas chamadas?
Os seus clientes terão diferentes razões para telefonar à sua empresa. Num mundo ideal, pode responder a essas razões ao conceber o seu menu de escolha e as notificações. Muitas empresas optam por dividir o menu de escolha por departamento, enquanto outras dirigem as chamadas diretamente para os funcionários. Muitas empresas também optam por incluir o seu sítio Web, endereço e horário de funcionamento . Isto é muito útil se receber frequentemente as mesmas perguntas. Através do seu PBX, estas perguntas simples já têm resposta imediata.
Questão 3: Com que nome inicia o menu de seleção?
A ordem pela qual define o menu de marcação é muito importante para a experiência de utilizador do seu interlocutor. Se a maioria das pessoas o contactar para marcar uma consulta, coloque-a como primeira opção. Desta forma, pode otimizar o serviço para o que os seus interlocutores realmente querem. E evite fazer com que se debatam com demasiadas escolhas e informações.
Pergunta 4: Os dados podem estar desactualizados?
A menos que planeie renovar ou atualizar o seu PBX com frequência (o que certamente pode fazer, pois o nosso custo inicial é baixo), pode ser inteligente evitar informações relacionadas com o tempo, como promoções ou datas temporárias. Ou tenha isso em conta e inclua todas as promoções e datas de uma só vez. Na mesma linha, também é melhor optar por nomear o departamento em vez do nome do empregado. Nunca se sabe... Por exemplo, diga "Para o nosso vendedor, prima 4", em vez de "Para Thomas Smith, o nosso vendedor, prima 4".
Pergunta 5: É suficientemente claro e específico?
Seja específico quando necessário para evitar confusões e stress na escolha. Por exemplo, se pretender que a faturação dos novos clientes seja efectuada pelo seu serviço de apoio ao cliente e não pelo serviço de faturação, indique-o na sua notificação.
Tenha também em conta que, embora queira ser o mais completo possível, também pode ser muito direto . Por exemplo, indicar o seu horário de funcionamento enquanto está aberto é demasiada informação. É melhor fazê-lo no seu anúncio fora de horas. Se pretender incluir o seu horário de funcionamento, endereço ou informações adicionais, faça-o através de um menu pendente separado.
