Ciò che è vero: un chiamante desidera essere aiutato il più rapidamente possibile, non ascoltare un elenco di tutti i Suoi servizi.
Quando le persone chiamano e si imbattono in una segreteria telefonica, provano già una leggera frustrazione: dopotutto, non sono riuscite a parlare direttamente con nessuno. Se poi li tiene impegnati per un minuto e mezzo con orari di apertura, numeri di fax, indirizzi di siti web e informazioni generali sull'azienda, riagganceranno frustrati.
Mantenga un tono sobrio e funzionale. Si assicuri che questi tre elementi siano chiaramente presenti:
- La conferma che il chiamante ha raggiunto l'azienda giusta.
- Il motivo per cui non può rispondere in questo momento (fuori orario d'ufficio o impegnato).
- Cosa il chiamante può fare concretamente ora (lasciare un messaggio, inviare un'e-mail o riprovare più tardi).
Mito 3: "Una voce robotica o un testo standard sono sufficienti per il B2B"
Ciò che è vero: un linguaggio computerizzato e distaccato crea subito sfiducia nei contatti importanti.
La voce standard integrata dal Suo provider di telecomunicazioni ("L'abbonato che sta cercando di raggiungere...") trasmette disinteresse. Dà l'impressione di una ditta individuale che non ha le cose in ordine, o di una multinazionale ingombrante dove nessuno è raggiungibile. Le relazioni B2B si basano sulla fiducia personale e su accordi chiari.
Una voce calda e umana fa sì che i chiamanti lascino effettivamente un messaggio anziché riagganciare subito. Nel nostro database con 94 voci professionali, sentiamo ogni giorno come un tono di voce mirato faccia la differenza. Una voce fiamminga come quella di Marilyn suona spontanea e amichevole per un ufficio locale in Belgio, mentre una voce multilingue come quella di Petra è adatta per aziende che servono clienti in francese, tedesco o inglese.
Mito 4: "Una volta registrato qualcosa, rimane invariato per anni"
Ciò che è vero: la Sua telefonia dovrebbe muoversi di pari passo con la realtà della Sua attività.
Molte aziende fanno registrare un messaggio una sola volta e poi non lo rivedono più. Il risultato? Una segreteria telefonica che durante le vacanze estive fa ancora riferimento ai giorni di chiusura di Capodanno. Questo appare trascurato e dimostra poco rispetto per il tempo del Suo cliente.La telefonia professionale si basa su un sistema modulare. Lei ha un messaggio di benvenuto fisso, ma anche messaggi separati per festività, giorni di chiusura straordinaria o chiusure aziendali eccezionali. Poiché il Suo script è ben strutturato in anticipo, un doppiatore può registrare rapidamente una variazione con esattamente lo stesso tono e la stessa qualità audio, senza dover riconfigurare l'intero centralino.
Mito 5: "Una segreteria telefonica costa solo denaro e non produce alcun risultato"
Cosa c'è di vero: un menù vocale e una segreteria telefonica ben curati prevengono direttamente la perdita di fatturato.
Chi chiama con una domanda urgente o una richiesta di preventivo, se non riceve risposta, spesso contatta subito la concorrenza. Una segreteria telefonica impostata professionalmente con una chiara promessa (ad esempio: "Lasci il Suo nome e numero, La richiameremo entro due ore") trattiene invece quel lead. Dimostra che è organizzato e che prende sul serio la Sua comunicazione. Clienti come Dimitry lo confermano nelle loro recensioni: un servizio rapido e una pronuncia che si adatta perfettamente alle proprie esigenze, genera immediatamente fiducia.
