Script telefonici per uno studio legale: 5 modi per evitare errori

Script telefonici per uno studio legale: 5 modi per evitare errori

Un cliente sotto acuto stress legale che si imbatte in un menu vocale confuso si arrende e chiama subito la concorrenza. Buoni script telefonici per uno studio legale prevengono questa perdita di fiducia e mantengono la calma quando conta davvero. In questo articolo condivido 5 spunti mirati che ci hanno permesso di correggere recentemente un costoso errore presso uno studio.

1. Optate per una discrezione calma invece di un saluto affrettato

Un messaggio di benvenuto legale è un saluto chiaro che rassicura il chiamante e trasmette immediatamente confidenzialità.

In studio, sento spesso che un impiegato dello studio registra rapidamente una segreteria telefonica tra un dossier e l'altro, con un tono allegro e frettoloso. Per chi chiama per una citazione in giudizio o un imminente conflitto di lavoro, questo ha un effetto controproducente.

Il mio consiglio da regista per queste registrazioni è semplice: invitate un attore vocale a respirare più profondamente e a parlare un po' più lentamente rispetto a un normale messaggio aziendale. La calma nella voce trasmette controllo ed esperienza, proprio quello che un cliente cerca quando ha bisogno di assistenza legale.

2. Mantenete i menu vocali strettamente al punto

Un menu vocale troppo complicato crea confusione e fa sì che le chiamate urgenti finiscano nel posto sbagliato. Limitate le opzioni al cuore delle operazioni del vostro studio:

• Questioni urgenti o procedure in corso
• Nuovi dossier e richieste di consulenza
• Contabilità e amministrazione

Quando si lascia il chiamante sfogliare prima sei diverse specializzazioni, si genera fastidio. Dica al chiamante prima cosa comporta l'azione e solo dopo indichi il tasto, ad esempio: "Per aprire un nuovo dossier, prema 1." In questo modo, non dovrà ricordare l'intera sequenza.

3. Formuliate una chiara procedura di emergenza per fuori orario d'ufficio

Al di fuori dell'orario d'ufficio, le persone chiamano spesso per scadenze urgenti o eventi imprevisti. Niente è più doloroso di un testo standard che indica solo che lo studio è chiuso, senza alcuna prospettiva di azione.

Spiegate nel copione esattamente cosa succede quando qualcuno lascia un messaggio:

1. Indicate fino a che ora lo studio rimane chiuso.
2. Menzionate come viene gestita una vera situazione di emergenza.
3. Specificate il termine entro cui il chiamante può aspettarsi una risposta.

Grazie a questa trasparenza, il chiamante saprà immediatamente se ha senso lasciare un messaggio o se deve essere seguita un'altra strada.

4. Evitate il gergo e le clausole d'ufficio complicate

Nei documenti legali, ogni parola conta e la precisione è necessaria, ma al telefono ciò risulta paralizzante. Troppi studi cercano di inserire letteralmente disclaimer sulla responsabilità o sui segreti professionali nel loro messaggio di benvenuto. Questo costa secondi preziosi e fa sì che il chiamante perda il filo del discorso.

Mantenete un linguaggio chiaro e umano. Il chiamante desidera la conferma che il messaggio sarà ascoltato dall'avvocato giusto, non un elenco di codici o regolamenti del foro.

5. Assicurate l'uniformità tra il sistema principale e i dispositivi individuali

L'errore più comune che riscontriamo nella pratica è la rottura di stile dopo il menu vocale. Un attore vocale professionista registra il menu principale, ma non appena il chiamante viene trasferito a un impiegato individuale, si sente una registrazione gracchiante con rumore di fondo della segreteria.

Con una selezione di 140 voci professionali disponibili pubblicamente sulla nostra piattaforma, assicuriamo che anche le segreterie telefoniche individuali siano registrate nello stesso stile. Sia che Lei scelga una voce fiamminga come Kirsten o una voce olandese come Gwenny, si assicuri che il timbro vocale e il volume rimangano coerenti su tutta la linea dello studio. Questa uniformità trasmette accuratezza ai Suoi clienti.

Domande frequenti### Quanto dovrebbe durare un messaggio di benvenuto per un ufficio?

Mantenga il messaggio di benvenuto idealmente sotto i trenta secondi. Il chiamante desidera essere assistito rapidamente e un testo lungo aumenta la possibilità che la persona interrompa la chiamata prima di stabilire un contatto.

Un menu di selezione è appropriato per uno studio legale?

Sì, a condizione che il menu sia breve e strutturato con rispetto. Aiuta a indirizzare i clienti direttamente all'avvocato o al collaboratore legale giusto, purché ci sia sempre un'uscita semplice per parlare con un assistente.

I copioni possono essere registrati in più lingue?

Certamente. Molte delle nostre voci parlano fluentemente più lingue, come olandese, francese o inglese, consentendo al Suo ufficio di gestire anche pratiche internazionali con un'immagine professionale.

È curioso di sapere come applicare queste linee guida al Suo ufficio? Consulti pure i nostri testi di esempio già pronti per trarre ispirazione oppure mi contatti per definire il tono giusto per la Sua attività.