Script telefonici per uno studio contabile: 5 scelte intelligenti

5 Scelte Intelligenti per gli Script Telefonici di uno Studio Contabile

Durante le dichiarazioni trimestrali il telefono squilla ininterrottamente, mentre i Suoi dipendenti hanno bisogno di profonda concentrazione per chiudere i bilanci. Chi adesso imposta script telefonici ben ponderati per il proprio studio contabile, noterà la differenza in termini di tranquillità ed efficienza sul posto di lavoro solo sei mesi dopo. Di seguito trova 5 punti mirati per organizzare in modo strutturato la Sua telefonia per tutto l'anno.

1. Scelga un menu di selezione logico prima del periodo di punta

Un menu di selezione è un instradamento vocale che, tramite tasti, reindirizza direttamente i chiamanti al reparto giusto o al gestore della pratica. Quando un imprenditore chiama per una domanda urgente sull'IVA, vuole arrivare subito alla persona giusta senza essere trasferito tre volte.

In studio sento regolarmente menu di selezione con troppe opzioni. Limiti quindi il numero di scelte a un massimo di quattro categorie chiare:

• Pratiche in corso e questioni fiscali
• Fatturazione e amministrazione
• Nuovi clienti e consulenza per l'avvio
• Accoglienza generale

Se formula questo chiaramente oggi, eviterà che la Sua segreteria debba rispondere a telefonate non pertinenti durante il periodo intenso della dichiarazione dei redditi delle società.

2. Formuli un messaggio di segreteria telefonica che raccolga informazioni

Un messaggio standard in cui chiede solo di "lasciare un messaggio dopo il segnale acustico" Le farà perdere un sacco di tempo nel giro di pochi mesi. I chiamanti spesso lasciano solo il loro nome, costringendo un dipendente a cercare per minuti nel sistema di gestione delle pratiche chi ha effettivamente chiamato.

Indirizzi quindi il chiamante, con cortese fermezza, a lasciare i dati chiave necessari:

• Il nome dell'azienda
• Il numero di partita IVA o il numero di iscrizione all'impresa
• Il nome del referente abituale all'interno dello studio
• La domanda specifica

Con questi dati, il Suo dipendente richiamerà preparato, con la pratica corretta già aperta sullo schermo. Ciò Le risparmierà una doppia telefonata.

3. Pianifichi in anticipo i messaggi stagionali

Uno studio di commercialisti vive al ritmo delle scadenze legali. Uno script che imposta a gennaio per la dichiarazione IVA non sarà più valido quando arriveranno le vacanze estive o quando si avvicinerà la presentazione della dichiarazione dei redditi delle persone fisiche.

Quando scrive gli script in anticipo per tutto l'anno, può farli registrare in un'unica sessione di registrazione. In questo modo manterrà la stessa sonorità familiare al telefono per tutto l'anno. Nel nostro database lavoriamo con voci professionali provenienti sia dal Belgio che dai Paesi Bassi. Se un cliente aggiunge un messaggio extra in seguito, lo stesso doppiatore può essere richiamato, in modo che l'insieme suoni coerente nel corso degli anni.

4. Presti attenzione al giusto ritmo di conversazione per numeri e procedure

Come regista, in studio presto sempre molta attenzione alla calma nella voce. Un doppiatore che recita troppo velocemente un testo di benvenuto fa sì che i chiamanti perdano gli orari di apertura o l'indirizzo e-mail e richiamino prontamente.

Per le sequenze numeriche, come un numero di iscrizione all'impresa o un numero di selezione diretta specifico, vale una semplice regola pratica: pronunci sempre i numeri in brevi blocchi di due o tre, con una chiara pausa tra di essi. Questo dà al chiamante il tempo di annotare senza dover riavvolgere. Inoltre, un tono calmo e sicuro crea immediatamente la fiducia che ci si aspetta da un consulente finanziario.

5. Preveda un'alternativa durante le giornate di team programmate

Ci sono giorni in cui tutto lo studio è in formazione o organizza una giornata di chiusura interna. Chi allora fa sentire un segnale di occupato generale, perde un'opportunità.

Con uno script temporaneo indica esattamente quando il team sarà nuovamente raggiungibile e dove possono essere inviati digitalmente i documenti urgenti nel frattempo. In questo modo il rapporto con la Sua clientela rimane chiaro ed evita la frustrazione negli imprenditori che hanno una domanda urgente.

Domande frequenti

Quanto spesso un ufficio contabile dovrebbe aggiornare i suoi testi telefonici?

I messaggi di base e il menu di selezione possono durare anni, a patto che la struttura del Suo ufficio rimanga invariata. È consigliabile verificare almeno una volta all'anno se gli orari di apertura, i periodi di ferie e le eventuali opzioni di selezione diretta sono ancora attuali.

Una sola voce può registrare tutti i messaggi stagionali?

Sì, è addirittura consigliabile. Prenotando lo stesso doppiatore professionista sia per il Suo messaggio di benvenuto, sia per il testo della musica d'attesa che per gli avvisi di vacanza, i Suoi clienti riconosceranno immediatamente il punto di contatto fisso del Suo ufficio.

Quale lingua è meglio scegliere per un ufficio nelle Fiandre o a Bruxelles?

Per le Fiandre, una voce fiamminga ben curata è sufficiente. Se riceve regolarmente imprenditori francofoni o anglofoni al telefono, un menu di selezione bilingue o trilingue offre immediatamente chiarezza. Le nostre voci registrano in lingue native come olandese, francese (BE) e inglese.

Desidera iniziare a scrivere testi per il Suo centralino? Consulti pure i nostri testi di esempio pronti all'uso per trarre ispirazione per il Suo ufficio. Non esiti a contattarci se desidera confrontarsi sulla giusta tonalità o scelta della voce per il Suo team.