Registrare un messaggio in segreteria: guida passo-passo per le aziende

Passo 1: Determini cosa il chiamante deve sapere veramente

Prima di registrare qualcosa, filtri il contenuto all'essenziale. Un chiamante che finisce su una segreteria telefonica vuole sapere rapidamente due cose: con chi ha parlato e quando potrà essere aiutato.

Raccolga in anticipo questi dati di base:

• Il nome della Sua azienda o del reparto specifico.
• Il motivo per cui il telefono non viene risposto (ad esempio, fuori orario di apertura o un giorno festivo).
• L'alternativa: un indirizzo email, un numero di emergenza o il messaggio di lasciare un messaggio dopo il segnale acustico.

Suggerimento: Mantenga il messaggio totale breve. Una segreteria telefonica che dura più di venti secondi fa sì che i chiamanti riaggancino prima ancora di aver lasciato il loro messaggio.

Passo 2: Scriva il testo in un linguaggio colloquiale naturale

Scriva il testo esattamente come lo direbbe al telefono. Eviti frasi rigide e burocratiche. Non dica: "Lei è attualmente connesso alla segreteria telefonica di...", ma scelga una formulazione diretta e amichevole.

Usi frasi brevi. Quando carica il testo o lo legge ad alta voce, noterà subito dove Le manca il fiato. Un ascoltatore fiammingo apprezza un tono calmo e accessibile, senza fronzoli inutili.

Suggerimento: Legga il testo scritto due volte ad alta voce a un collega. Dove Lei si impappina, cancelli le parole difficili.

Passo 3: Scelga la voce giusta e il tono appropriato

La voce che Lei sceglie forma la prima impressione della Sua organizzazione quando Lei non è presente. Un doppiatore fiammingo come Larissa porta un tono radiofonico caldo, molto adatto per i servizi clienti, mentre una voce come Johfrah trasmette una credibilità sobria.

Lavora in un ambiente multilingue, come la regione di Bruxelles o la periferia di Anversa? Allora una voce quadrilingue come Eveline può garantire un'immagine coerente in fiammingo, francese, inglese e tedesco.

Suggerimento: Determini in anticipo l'atmosfera che si adatta alla Sua attività: formale e professionale, oppure calda e agile.

Passo 4: Registri prestando attenzione a calma e articolazione

Durante la registrazione di un messaggio aziendale, la trappola più grande è parlare troppo velocemente. Appena il pulsante di registrazione è attivo, molte persone iniziano a parlare più velocemente per disagio.

Suggerimento del regista: Dia al chiamante il tempo di elaborare le informazioni. Rallenti consapevolmente il Suo ritmo di parola del venti percento e, dopo le informazioni cruciali, come un indirizzo email o una data, lasci esattamente due secondi di silenzio. Questo dà all'ascoltatore il respiro necessario per annotare eventualmente qualcosa.

Suggerimento: Si assicuri di avere uno spazio acusticamente isolato se registra Lei stesso, o lasci la registrazione a un professionista per evitare riverberi fastidiosi.

Passo 5: Testi la registrazione nella pratica

Quando il file audio è pronto, lo colleghi al Suo centralino. Non si limiti ad ascoltare il file separato sul Suo computer, ma chiami Lei stesso il numero con un cellulare.

Così sentirà esattamente ciò che sente il Suo cliente:

1. Il volume è abbastanza alto senza distorcere?
2. La voce suona chiara attraverso una normale connessione mobile?
3. Il messaggio della segreteria si collega logicamente al resto del Suo sistema telefonico?Se il Suo centralino telefonico utilizza menu di selezione, è consigliabile considerare anche il completo doppiaggio del menu telefonico, in modo che tutti i saluti e le opzioni siano riprodotti con la stessa qualità vocale.

Consiglio: Chieda a una persona esterna di chiamare il numero e verifichi che il messaggio sia chiaro e comprensibile al primo ascolto.

Domande frequenti

Cosa deve assolutamente contenere un messaggio di segreteria aziendale?

Il nome della Sua azienda, il motivo dell'assenza, quando sarà nuovamente raggiungibile e cosa il chiamante può fare (come inviare un'e-mail o lasciare un messaggio dopo il segnale acustico).

Posso far registrare un messaggio di segreteria da un doppiatore professionista?

Sì, questo garantisce una qualità audio costante e un tono di voce piacevole. Il nostro cliente Pieter lo ha espresso così dopo la sua richiesta: "Inviare la richiesta online e ricevere un file audio perfettamente rifinito 1 giorno dopo... collaborazione molto fluida e piacevole!"

Quale lingua scegliere per un messaggio di segreteria in Belgio?

Dipende dal Suo pubblico di riferimento. Molte aziende belghe optano per una registrazione bilingue (fiammingo e francese) o aggiungono un messaggio in inglese per i clienti internazionali.

Una linea telefonica chiara per la Sua attività

Un messaggio di segreteria ben registrato dà ai Suoi clienti la certezza che la loro chiamata è presa sul serio. Desidera confrontarsi sulla voce più adatta per la Sua azienda, o ha dubbi sul testo giusto? Ci contatti pure per una consulenza personalizzata. Saremo lieti di riflettere con Lei senza impegno.