Menú de mensajes de muestra para una centralita profesional

5.0 estrellas | 321 opiniones
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¿Dispone de un menú de opciones locutado por una bella voz telefónica?

¿Quiere redirigir a sus interlocutores al servicio adecuado? Gracias a nuestros ejemplos y consejos, a partir de ahora lo hará maravillosamente claro.

Ejemplos de textos de buenos menús desplegables IVR

Textos del contestador automático para una impresión profesional

Holandés:


(Keuzemenu:)
Graag vragen we een keuze te maken uit volgende opties. Wenst u iemand van de klantendienst te spreken, druk op 1. Voor Aankoop, druk 2. Voor Technische Dienst, druk 3. Voor alle andere vragen, druk 8. Druk # (hekje) om dit menu nogmaals te beluisteren. Druk op 0 om terug te keren naar het vorige menu.

Francés:


(Serveur vocal intéractif - SVI:)
Bienvenue chez VOICES. Afin de vous servir plus rapidement veuillez faire votre choix dans le menu suivant. Si vous désirez parler avec notre département commercial, appuyez sur 1. Pour la comptabilité, appuyez sur 2. Appuyez # pour réécouter ce message. Pour revenir au menu principal appuyez sur 0.

Inglés:


(IVR Menu:)
Welcome to VOICES. Please choose one of the following options. For Pricing, Press 1. For Orders, press 2. For all other inquiries, press 3. Press # to listen to this menu again. To return to the previous menu, press 0.

Inglés:


(Auswahlmenü:)
Wilkommen bei VOICES. Um Sie schnell mit dem richtigen Mitarbeiter verbinden zu können, folgt jetzt ein Auswahlmenü. Wählen Sie die 1 für den Kundendienst. Wählen Sie die 2 für den technischen Support. Wählen Sie die 3 für die Finanzabteilung. Drücken Sie #, um dieses Menü nochmals anzuhören. Um zum Hauptmenü zurückzukehren, drücken Sie 0.

Español:


(Saludo interactivo de respuesta de voz (IVR) :)
Bienvenidos a VOICES. Por favor, elija alguna de las siguientes opciones. Para precios, presione 1. Para pedidos, presione 2. Para todas las demás consultas, presione 3. Presione # para volver a escuchar este menú. Para volver al menú anterior, presione 0.

Portugués:


(Menu URA:)
Bem-vindo ao VOICES. Escolha uma das seguintes opções. Para preços, pressione 1. Para pedidos, pressione 2. Para todas as outras consultas, pressione 3. Pressione # para ouvir este menu novamente. Para retornar ao menu anterior, pressione 0.

La importancia de un menú claro de opciones

Un menú de opciones claras permite dirigir rápidamente a las personas que llaman al departamento adecuado, lo que reduce el tiempo de espera y fomenta la eficacia. Mejora la experiencia del usuario y aumenta las posibilidades de que su consulta o problema se resuelva rápidamente.

3 ventajas para su empresa

  • Derivación rápida al departamento adecuado
  • Reduce el tiempo de espera y aumenta la eficacia
  • Mejora de la experiencia de los usuarios que llaman

Consejos para un menú de elección clara

Creamos archivos de audio profesionales para el sistema telefónico de su empresa. Esto mejorará su imagen y aumentará la satisfacción del cliente. Porque tanto tú como tus clientes lo merecen.

¿Dispone de un menú desplegable multilingüe? Deje que la persona que llama elija el idioma.
Bienvenido a [VOCES]. Bienvenue chez [VOICES]. Para el neerlandés, pulse 1. Para el francés, pulse 2.
Remita a la persona que llama al departamento correspondiente.
Bienvenido a [VOCES]. Para el servicio de asistencia, pulse 1. Para ventas, pulse 2. Para administración u otras consultas, pulse 3.
Ofrezca siempre la opción de otras preguntas.
Aquí tiene un menú de selección: Para averías tecla 1. Para otras preguntas tecla 2.
Dé la opción de repetir un menú más largo.
Si desea hablar con alguien del servicio de atención al cliente, pulse 1. Para Compra, pulse 2. Para Servicio Técnico, pulse 3. Para el resto de preguntas, pulse 8. Pulse # (almohadilla) para volver a escuchar este menú.
Asegúrese de que la persona que llama puede volver fácilmente al menú principal.
Para volver al menú principal, pulse 0.

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¿Cómo configuro un menú desplegable?

¿Por qué necesita un menú de elección?

¿Tiene una empresa con varios departamentos? ¿Muchos temas y preguntas que pueden hacer los clientes? Entonces un menú de opciones para su centralita es la solución adecuada. ¿Es la más idónea para su cliente? En secreto, a todos nos disgusta pasar por un menú de opciones. Preferiblemente, existe un atajo para conseguir inmediatamente a un empleado real en la línea al que confiar su pregunta.

Porque a veces, como cliente, es difícil formular o categorizar su pregunta. Porque no está seguro de si su pregunta es más adecuada para el servicio posventa o para el servicio de facturación... Un menú desplegable claro garantiza que el empleado que atienda la llamada pueda ayudar al cliente más rápidamente porque está especializado.

Por supuesto, esto no es aplicable a todas las empresas. Una empresa pequeña con pocos productos puede no necesitar utilizar un menú desplegable. Una empresa más grande con muchos productos o servicios sí que puede beneficiarse de él. La elección de una central telefónica con menús desplegables puede servir para agilizar las consultas de los clientes.

¿Es un menú a elegir agradable para el cliente?

La percepción nos enseña que cuanto más rápido nos atienda una persona que pueda ayudarnos, más agradable será nuestra experiencia. Mantenga el tiempo de espera lo más corto posible.

Piense detenidamente en todas las posibles preguntas que podrían hacerle los clientes. Cuanto mejor tenga sus estructuras internas, más rápido podrá responder a las diferentes preguntas. Por ejemplo, ¿dispone de un sistema con números de cliente vinculados al número de teléfono? Entonces el cliente existente no tiene que identificarse en el menú de marcación. Eso ahorra tiempo. Y eso lo hace más agradable para el cliente. Entonces, la experiencia o el penoso paso por el menú de marcación se hace más corto.

En ese ejercicio, piense realmente desde el punto de vista del cliente. Y no desde la estructura de la empresa. Por ejemplo, si su cliente quiere saber si se puede devolver el paquete, entonces "Para devolver un pedido" es más fácil de entender y más claro para el cliente que "Para el departamento de servicio y reparaciones".

Como ya se ha mencionado, elabore una lista de las preguntas más frecuentes. Y luego divida las preguntas más frecuentes en una selección concisa de opciones. Definitivamente, no se exceda en esto. Porque eso también distrae.

Reconocimiento del cliente

Como ha vinculado el número de teléfono del cliente a su ficha, sabrá inmediatamente, por ejemplo, si se trata de un cliente particular o de un cliente comercial. O ve inmediatamente el resumen de los servicios adquiridos. Esto le permite redirigir automáticamente al cliente al servicio adecuado.

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Vender más a través del menú de marcación de su teléfono, ¿es posible?

Por supuesto que puede. Para muchas empresas, grandes y pequeñas, hablo los textos de la centralita. Si llama como cliente fuera del horario de oficina, o necesita que le mantengan en línea durante un rato, lo más probable es que oiga mi voz en el buzón de voz.

1. Utilice la respuesta vocal interactiva

No siempre es necesario un menú telefónico con múltiples opciones. En las pequeñas empresas, basta con tener un breve mensaje de espera hasta que el teléfono sea atendido por la(s) recepcionista(s), o el servicio correspondiente. ¿No puede contestar al teléfono? Entonces es importante contar con un buzón de voz debidamente grabado. Aquí es indispensable una voz cálida y amable. La voz que oyen sus clientes potenciales es la primera impresión. Es una especie de tarjeta de visita auditiva. Da la impresión de ser profesional, de destilar calidad. Les hace sentirse bien.

2. Sea breve y claro

La regla de oro: cuanto más eficazmente pueda remitir a su cliente a la persona de contacto adecuada, mejor. Usted mismo no querrá que le retengan en la "línea" durante demasiado tiempo, ¿verdad? Cuando escriba sus mensajes de voz, sea personal, pero no se desvíe demasiado de las reglas no escritas. Lo más probable es que la persona sólo esté escuchando con medio oído, y entonces las frases estándar son fáciles de entender.

Le damos la bienvenida. Por favor, espere un momento, le atenderemos lo antes posible.
Todo nuestro personal está ocupado en estos momentos. Nos pondremos en contacto con usted lo antes posible.
Pero en ese tiempo de espera, puede utilizar una locución para sacar más partido a la llamada telefónica.

3. Hable de sus promociones

Ofrezca al cliente información promocional. O Un ejemplo: "Gracias por su paciencia. ¿Sabía que al comprar su colchón, ahora le regalamos temporalmente las almohadas de la parte superior? Nuestro personal estará encantado de informarle sobre ésta y otras promociones".

4. Consulte la página web

Obviamente, tiene una página web en la que su cliente puede encontrar rápidamente toda la información que busca. Transmítalo, con un ejemplo práctico si es necesario. Hay más posibilidades de que esto resuelva ya el problema de lo que usted cree.

5. Primero el departamento, luego la acción

¿Utiliza un menú desplegable? Si es así, mi preferencia personal es este orden. Para el departamento de facturación, pulse 1. Para el departamento de servicio posventa, pulse 2. Potencialmente llega mucha información a su cliente, por lo que es útil que primero reconozca el departamento que busca y sólo entonces sepa qué botón pulsar.

No espere demasiado para transferir a un colega. A menudo la gente llama porque tiene preguntas concretas. Es posible que ya hayan encontrado una serie de respuestas estándar en su página web, pero que no hayan sido suficientes. Por lo tanto, no deje demasiado tiempo la opción "Para otras preguntas, pulse X".

También puede utilizar palabras como "tecla" o "marcar" en el menú de su teléfono. Esa elección depende de usted.

Y por último: pida opiniones

Después de una conversación, puede pedir al cliente su opinión. ¿Creen que han sido bien atendidos o les gustaría dejar algún comentario? ¡Esa puede ser una información muy valiosa!

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8 Ejemplos realistas de menús de elección para su centralita

Welkom bij MijnBedrijf.
Voor Volkswagen - druk 1.
Voor Audi - druk 2.

Wenst u de receptie voor onderhoud en herstellingen te spreken  - druk 1.
Om een afspraak te maken te maken voor onderhoud en herstellingen kan u steeds terecht op onze website.
Om iemand van het magazijn wisselstukken te spreken - druk 2.
Voor de afdeling verkoop - druk 3.

Belt u voor een afspraak voor levering of meer informatie over uw besteld voertuig - druk 1.
Om iemand van de verkoopafdeling te spreken - druk 2.
Voor al uw andere vragen kan u terecht op info@mijnbedrijf.be. 
Voor technische ondersteuning, druk 1. 
Voor administratie of verkoop, druk 2. 

For technical support, please press 1. 
For administration or sales, please press 2. 

Pour entrer en contact avec notre service technique, appuyez sur la touche 1. 
Pour l'administration ou la vente appuyez sur 2. 	
Welkom bij de Servicedesk. 
Ben je een student? Kies één. 
Ben je een medewerker? Kies twee. 
Voor zakelijke contacten: Kies drie. 

Als nieuwe student vind je alle belangrijke informatie op mijnbedrijf.nl. 	
Welkom bij MijnBedrijf.
Voor support, toets 1.
Voor boekhouding, toets 2.
Voor algemene vragen, toets 3.
Om dit menu opnieuw te beluisteren, toets 9.
Welkom bij X, druk een voor nederlands. 
Bienvenue chez X, pour le francais appuyez sur deux. 
Welcome to X , press three for english. 	
Voor garage en werkplaatsplanning, druk 1.
Voor verkoop van wagens, druk 2.
Voor carrosserie en schadebestekken, druk 3.
Voor onderdelen en accessoires, druk 4.
Voor andere diensten, druk 5. 
Welkom bij X, om u zo snel mogelijk met de juiste afdeling door te verbinden volgt er nu een keuze menu.
Tevens willen wij u erop attenderen dat al onze gesprekken worden opgenomen voor trainingsdoeleinden. 
Kies 1 – Voor al uw verkoopgerichte vragen.
Kies 2 – Voor onze zakelijke afdeling.
Kies 3 – Voor vragen betreffende levering of planning.
Kies 4 – Voor onze klantenservice.

Welkom bij de afdeling verkoop. 
Nog een klein moment geduld alstublieft wij zullen u doorverbinden met de eerste vrije medewerker. 

Welkom bij de afdeling planning, om u snel verder te kunnen helpen willen wij u vragen uw bestelnummer bij de hand te houden. 
Nog een klein moment geduld alstublieft wij zullen u doorverbinden met de eerste vrije medewerker. 

Welkom bij de afdeling klantenservice, om u snel verder te kunnen helpen willen wij u vragen uw bestelnummer bij de hand te houden en een keuze te maken uit een van de volgende opties zodat wij u direct met de juiste medewerker kunnen doorverbinden: 
Optie 1: Voor al uw vragen inzake een beschadigde levering.
Optie 2: Voor al uw vragen over missende onderdelen.
Optie 3: Voor het annuleren van uw bestelling.
Optie 4: Indien u belt inzake een retourverzoek.
Optie 5: Voor al uw andere vragen aan onze afdeling klantenservice.
Welkom bij X! 
Voor offerteaanvragen: druk 1.
Voor planning groene energie: druk 2.
Voor personeelszaken: druk 3.
Voor alle andere vragen: druk 4.

Voor leveringen en afhalingen: druk 1.
Voor planning nutsvoorzieningen: druk 2.
Voor de boekhouding: u kan ons contacteren via boekhouding@x.be.

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Redactar un menú de buena elección en 5 preguntas.

¿Tiene su centralita un menú de opciones?

¿Y es su menú de opciones lo primero que oyen sus interlocutores cuando le llaman? Entonces es importante que sea lo más claro y eficaz posible. Por supuesto, usted quiere causar una gran primera impresión. Pero igual de importante es tener en cuenta las necesidades de sus clientes. Asegúrese de que llegan al departamento adecuado lo antes posible.

Pregunta 1: ¿Cuáles son las capacidades de su centralita?

Cada centralita es un poco diferente. Pero muchas ofrecen las mismas funcionalidades. Para saber cuál es la mejor manera de configurar su menú de marcación, primero tiene que entender cómo funciona su sistema telefónico y de desvío de llamadas. Así podrá asociar los mensajes adecuados con el botón de elección correcto. Por ejemplo: si su sistema IVR reconoce el habla, querrá hacer saber a la persona que llama que puede hablar en lugar de pulsar una tecla.

Pregunta 2: ¿Cuáles son los motivos más frecuentes de las personas que le llaman?

Sus clientes tendrán diferentes motivos para llamar a su empresa. En un mundo ideal, puede responder a ellas al diseñar su menú de opciones y las notificaciones. Muchas empresas optan por dividir el menú de opciones por departamentos, mientras que otras dirigen a quienes llaman directamente a los empleados. Muchas empresas optan también por incluir su página web, dirección y horarios de apertura . Esto resulta muy útil si recibe a menudo las mismas consultas. A través de su centralita, estas sencillas preguntas ya tienen respuesta inmediata.

Pregunta 3: ¿Con qué se inicia el menú de selección?

El orden en que configure el menú de marcación es muy importante para la experiencia de usuario de su interlocutor. Si la mayoría de las personas que llaman se ponen en contacto con usted para concertar una cita, ponga esta opción como la primera. De este modo, podrá optimizar el servicio a lo que realmente desean sus interlocutores. Y evite hacerles pasar apuros con demasiadas opciones e información.

Pregunta 4: ¿Los datos pueden estar desfasados?

A menos que tenga previsto renovar o actualizar su centralita con frecuencia (lo que por supuesto puede hacer, nuestro coste inicial es bajo), puede ser inteligente evitar la información relacionada con el tiempo, como las promos o fechas temporales. O téngalo en cuenta e incluya todas las promos y fechas a la vez. En la misma línea, también es mejor optar por nombrar el departamento en lugar del nombre del empleado. Nunca se sabe... Por ejemplo, diga "Para nuestro asociado de ventas, pulse 4", en lugar de "Para Thomas Smith, nuestro asociado de ventas, pulse 4".

Pregunta 5: ¿Es suficientemente claro y específico?

Sea específico cuando sea necesario para evitar confusiones y estrés por elección. Por ejemplo, si desea encargar la facturación de los nuevos clientes a su servicio de atención al cliente en lugar de al servicio de facturación, hágalo saber en su notificación.

Tenga también en cuenta que, si bien quiere ser lo más completo posible, también puede ir muy al grano . Por ejemplo, indicar su horario de apertura mientras está abierto es demasiada información. Es mejor hacerlo en su anuncio de fuera de horario. Si desea incluir su horario de apertura, dirección o información adicional, hágalo a través de un menú desplegable aparte.