Menü mit Beispielnachrichten für eine professionelle Telefonzentrale

Warum brauchen Sie ein Auswahlmenü?

Haben Sie ein Unternehmen, bei dem Ihre Kunden bei verschiedenen Fragen mit unterschiedlichen Abteilungen verbunden werden? In diesem Fall ist ein Auswahlmenü mit verschiedenen Optionen die optimale Lösung für Ihre Telefonanlage. Um sicherzustellen, dass Ihre Kunden Ihre Telefonansage verstehen und die richtige Option auswählen, ist das Verwenden einer deutlichen und klar verständlichen Stimme so wichtig. 

Weil es für Sie als Kunde manchmal schwierig ist, Ihre Frage zu formulieren oder zu kategorisieren. Weil Sie nicht sicher sind, ob Ihre Frage eher für den Kundendienst oder den Rechnungsservice geeignet ist... Ein übersichtliches Dropdown-Menü sorgt dafür, dass der Mitarbeiter, der den Anruf entgegennimmt, dem Kunden schneller helfen kann, weil er spezialisiert ist.

Natürlich gilt dies nicht für jedes Unternehmen. Ein kleines Unternehmen mit einigen wenigen Produkten braucht vielleicht kein Dropdown-Menü zu verwenden. Ein größeres Unternehmen mit vielen Produkten oder Dienstleistungen kann aber durchaus davon profitieren. Die Wahl einer Telefonzentrale mit Auswahlmenüs kann dazu dienen, Kundenanfragen abzuwimmeln.

Ist ein Auswahlmenü kundenfreundlich?

Aus unserer Erfahrung wissen wir, je schneller wir einen echten Menschen in der Leitung haben umso besser fühlen wir uns beraten. Versuchen Sie also die Wartezeit und die Auswahlmöglichkeiten so kurz wie möglich zu halten. 

Denken Sie sorgfältig über alle möglichen Fragen nach, die Ihre Kunden stellen könnten. Wie können Sie sicherstellen, diese Fragen so schnell wie möglich zu beantworten? Wenn Sie Beispielsweise ein System verwenden, bei dem Kundennummern und Telefonnummern Ihrer Kunden miteinander verknüpft sind, können Sie Ihre Kunden schneller identifizieren. Dadurch sparen Sie wertvolle Zeit und machen es Ihren Kunden deutlich angenehmer.

Denken Sie bei dieser Übung wirklich vom Standpunkt des Kunden aus. Und nicht von der Struktur des Unternehmens. Wenn Ihr Kunde zum Beispiel wissen möchte, ob das Paket zurückgeschickt werden kann, dann ist "Für die Rückgabe einer Bestellung" kundenfreundlicher und klarer als "Für die Service- und Reparaturabteilung".

Stellen Sie, wie bereits erwähnt, eine Liste mit den häufigsten Fragen zusammen. Und dann teilen Sie die am häufigsten gestellten Fragen in eine übersichtliche Auswahl von Auswahlmöglichkeiten ein. Übertreiben Sie es dabei auf keinen Fall. Denn auch das lenkt ab.

Anerkennung der Kunden

Da Sie die Telefonnummer des Kunden mit der Kundendatei verknüpft haben, wissen Sie zum Beispiel sofort, ob es sich um einen Privat- oder einen Geschäftskunden handelt. Oder Sie sehen sofort die Übersicht über die gekauften Dienstleistungen. So können Sie den Kunden automatisch an den richtigen Service weiterleiten.

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Wenst u de receptie voor onderhoud en herstellingen te spreken  - druk 1.
Om een afspraak te maken te maken voor onderhoud en herstellingen kan u steeds terecht op onze website.
Om iemand van het magazijn wisselstukken te spreken - druk 2.
Voor de afdeling verkoop - druk 3.

Belt u voor een afspraak voor levering of meer informatie over uw besteld voertuig - druk 1.
Om iemand van de verkoopafdeling te spreken - druk 2.
Voor al uw andere vragen kan u terecht op info@mijnbedrijf.be. 

Voor technische ondersteuning, druk 1. 
Voor administratie of verkoop, druk 2. 

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Welkom bij MijnBedrijf.
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Voor garage en werkplaatsplanning, druk 1.
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Voor carrosserie en schadebestekken, druk 3.
Voor onderdelen en accessoires, druk 4.
Voor andere diensten, druk 5. 

Welkom bij X, om u zo snel mogelijk met de juiste afdeling door te verbinden volgt er nu een keuze menu.
Tevens willen wij u erop attenderen dat al onze gesprekken worden opgenomen voor trainingsdoeleinden. 
Kies 1 – Voor al uw verkoopgerichte vragen.
Kies 2 – Voor onze zakelijke afdeling.
Kies 3 – Voor vragen betreffende levering of planning.
Kies 4 – Voor onze klantenservice.

Welkom bij de afdeling verkoop. 
Nog een klein moment geduld alstublieft wij zullen u doorverbinden met de eerste vrije medewerker. 

Welkom bij de afdeling planning, om u snel verder te kunnen helpen willen wij u vragen uw bestelnummer bij de hand te houden. 
Nog een klein moment geduld alstublieft wij zullen u doorverbinden met de eerste vrije medewerker. 

Welkom bij de afdeling klantenservice, om u snel verder te kunnen helpen willen wij u vragen uw bestelnummer bij de hand te houden en een keuze te maken uit een van de volgende opties zodat wij u direct met de juiste medewerker kunnen doorverbinden: 
Optie 1: Voor al uw vragen inzake een beschadigde levering.
Optie 2: Voor al uw vragen over missende onderdelen.
Optie 3: Voor het annuleren van uw bestelling.
Optie 4: Indien u belt inzake een retourverzoek.
Optie 5: Voor al uw andere vragen aan onze afdeling klantenservice.

Welkom bij X! 
Voor offerteaanvragen: druk 1.
Voor planning groene energie: druk 2.
Voor personeelszaken: druk 3.
Voor alle andere vragen: druk 4.

Voor leveringen en afhalingen: druk 1.
Voor planning nutsvoorzieningen: druk 2.
Voor de boekhouding: u kan ons contacteren via boekhouding@x.be.

Verfügt Ihre Telefonanlage über ein Auswahlmenü?

Und ist Ihr Auswahlmenü das erste, was Ihre Anrufer hören, wenn sie Sie anrufen? Dann ist es wichtig, es so übersichtlich und effizient wie möglich zu gestalten. Natürlich wollen Sie einen guten ersten Eindruck machen. Aber genauso wichtig ist es, die Bedürfnisse Ihrer Kunden zu berücksichtigen. Sorgen Sie dafür, dass er so schnell wie möglich die richtige Abteilung erreicht.

Frage 1: Welche Möglichkeiten bietet Ihre Telefonanlage?

Jede Telefonanlage ist ein wenig anders. Aber viele bieten die gleichen Funktionen. Um zu verstehen, wie Sie Ihr Wählmenü am besten einrichten, müssen Sie zunächst verstehen, wie Ihre Telefonanlage und Ihr Anrufweiterleitungssystem funktionieren. So können Sie die richtigen Nachrichten mit der richtigen Wahltaste verknüpfen. Ein Beispiel: Wenn Ihr IVR-System Sprache erkennt, möchten Sie dem Anrufer mitteilen, dass er sprechen kann, anstatt eine Taste zu drücken.

Frage 2: Was sind die häufigsten Gründe Ihrer Anrufer?

Ihre Kunden werden unterschiedliche Gründe haben, Ihr Unternehmen anzurufen. In einer idealen Welt können Sie bei der Gestaltung Ihres Auswahlmenüs und der Benachrichtigungen darauf eingehen. Viele Unternehmen entscheiden sich dafür, das Auswahlmenü nach Abteilungen zu unterteilen, während andere die Anrufer direkt an die Mitarbeiter weiterleiten. Viele Unternehmen entscheiden sich auch dafür, ihre Website, Adresse und Öffnungszeiten anzugeben. Dies ist sehr nützlich, wenn Sie häufig die gleichen Anfragen erhalten. Über Ihre Telefonanlage werden diese einfachen Fragen bereits sofort beantwortet.

Frage 3: Womit beginnen Sie das Auswahlmenü?

Die Reihenfolge, in der Sie das Wählmenü einrichten, ist sehr wichtig für das Benutzererlebnis Ihrer Anrufer. Wenn die meisten Anrufer Sie kontaktieren, um einen Termin zu vereinbaren, stellen Sie dies als erste Option ein. Auf diese Weise können Sie den Service darauf abstimmen, was Ihre Anrufer wirklich wollen. Und vermeiden Sie, dass sie sich durch zu viele Auswahlmöglichkeiten und Informationen kämpfen müssen.

Frage 4: Können Daten veraltet sein?

Wenn Sie nicht vorhaben, Ihre Telefonanlage häufig zu erneuern oder zu aktualisieren (was Sie natürlich tun können, denn unsere Einstiegskosten sind niedrig), ist es vielleicht klug, zeitbezogene Informationen wie zeitlich begrenzte Werbeaktionen oder Termine zu vermeiden. Oder Sie berücksichtigen dies und nehmen alle Promos und Termine auf einmal auf. In diesem Sinne ist es auch am besten, wenn Sie die Abteilung und nicht den Namen des Mitarbeiters nennen. Man weiß ja nie... Sagen Sie zum Beispiel "Für unseren Vertriebsmitarbeiter drücken Sie die 4", anstatt "Für Thomas Smith, unseren Vertriebsmitarbeiter, drücken Sie die 4".

Frage 5: Sind Sie klar und deutlich genug?

Seien Sie bei Bedarf spezifisch , um Verwirrung und Wahlstress zu vermeiden. Wenn Sie z.B. die Rechnungsstellung für neue Kunden Ihrem Kundenservice statt dem Rechnungsservice überlassen möchten, geben Sie dies in Ihrer Benachrichtigung bekannt.

Denken Sie auch daran, dass Sie zwar so vollständig wie möglich sein wollen, sich aber auch sehr kurz fassen können. Wenn Sie zum Beispiel Ihre Öffnungszeiten angeben, während Sie geöffnet sind, ist das zu viel Information. Dies sollten Sie besser in Ihrer Ankündigung nach Geschäftsschluss tun. Wenn Sie Ihre Öffnungszeiten, Adresse oder zusätzliche Informationen angeben möchten, tun Sie dies über ein separates Dropdown-Menü.