Keuzemenu voorbeeldberichten voor een professionele telefooncentrale

Waarom heeft u een keuzemenu nodig?

Heeft u een bedrijf met verschillende afdelingen? Veel onderwerpen en vragen die klanten kunnen stellen? Dan is een keuze-menu voor uw telefooncentrale de geschikte oplossing. Is het de meest ideale voor uw klant? Stiekem vinden we het allemaal niet zo leuk om een keuze-menu te doorlopen. Het liefst is er een shortcut om meteen een echte medewerker aan de lijn te krijgen om uw vraag aan toe te vertrouwen.

Want soms is het als klant moeilijk om uw vraag te formuleren of in te delen in een rubriek. Omdat u niet goed kan inschatten of uw vraag nu geschikter is voor dienst na verkoop of voor de dienst facturatie… Een duidelijk keuzemenu zorgt ervoor dat de medewerker die de oproep beantwoordt de klant sneller kan helpen door dat hij gespecialiseerd is.

Natuurlijk is dit niet voor elk bedrijf van toepassing. Een klein bedrijf met enkele producten hoeft misschien geen gebruik te maken van een keuzemenu. Een groter bedrijf met veel producten of diensten kan hier zeker wel baat bij hebben. De keuze voor een telefooncentrale met keuzemenu’s kan gemaakt worden om de vragen van klanten te stoomlijnen.

Is een keuzemenu klantvriendelijk?

De perceptie leert ons dat hoe sneller we een persoon aan de lijn krijgen die ons kan helpen, hoe fijner we dit ervaren. Hou de wachttijd zo kort mogelijk.

Denk goed na over alle mogelijke vragen die klanten kunnen stellen. Hoe beter u uw interne structuren op orde hebt, hoe sneller u verschillende vragen kunt beantwoorden. Heeft u bijvoorbeeld een systeem met klantnummers gelinkt aan het telefoonnummer? Dan moet de bestaande klant zich niet in het keuze-menu identificeren. Dat bespaart tijd. En dat maakt het voor de klant aangenamer. Dan wordt de beleving of doorploetering van het keuzemenu korter.

Denk bij die oefening echt vanuit de klant. En niet vanuit de opbouw van het bedrijf. Als uw klant bijvoorbeeld wil weten of het pakket teruggestuurd mag worden, dan is ‘Voor het terugsturen van een bestelling’ klantvriendelijker en duidelijker dan ‘Voor afdeling service en repair’.

Stel, zoals gezegd, een lijst op van de meest voorkomende vragen. En deel daarna de meest gestelde vragen op in een beknopte selectie van keuze’s. Ga hier zeker niet in overdrijven. Want ook dat is storend.

Klantherkenning

Doordat u het telefoonnummer van de klant gekoppeld heeft aan de dossier van de klant, weet u bijvoorbeeld meteen of het een particuliere klant of een buisiness klant is. Of ziet u meteen het overzicht van de afgenomen diensten. Zo kunt u de klant automatisch naar de juiste dienst doorschakelen.

Welkom bij MijnBedrijf.
Voor Volkswagen - druk 1.
Voor Audi - druk 2.

Wenst u de receptie voor onderhoud en herstellingen te spreken  - druk 1.
Om een afspraak te maken te maken voor onderhoud en herstellingen kan u steeds terecht op onze website.
Om iemand van het magazijn wisselstukken te spreken - druk 2.
Voor de afdeling verkoop - druk 3.

Belt u voor een afspraak voor levering of meer informatie over uw besteld voertuig - druk 1.
Om iemand van de verkoopafdeling te spreken - druk 2.
Voor al uw andere vragen kan u terecht op info@mijnbedrijf.be. 

Voor technische ondersteuning, druk 1. 
Voor administratie of verkoop, druk 2. 

For technical support, please press 1. 
For administration or sales, please press 2. 

Pour entrer en contact avec notre service technique, appuyez sur la touche 1. 
Pour l'administration ou la vente appuyez sur 2. 	

Welkom bij de Servicedesk. 
Ben je een student? Kies één. 
Ben je een medewerker? Kies twee. 
Voor zakelijke contacten: Kies drie. 

Als nieuwe student vind je alle belangrijke informatie op mijnbedrijf.nl. 	

Welkom bij MijnBedrijf.
Voor support, toets 1.
Voor boekhouding, toets 2.
Voor algemene vragen, toets 3.
Om dit menu opnieuw te beluisteren, toets 9.

Welkom bij X, druk een voor nederlands. 
Bienvenue chez X, pour le francais appuyez sur deux. 
Welcome to X , press three for english. 	

Voor garage en werkplaatsplanning, druk 1.
Voor verkoop van wagens, druk 2.
Voor carrosserie en schadebestekken, druk 3.
Voor onderdelen en accessoires, druk 4.
Voor andere diensten, druk 5. 

Welkom bij X, om u zo snel mogelijk met de juiste afdeling door te verbinden volgt er nu een keuze menu.
Tevens willen wij u erop attenderen dat al onze gesprekken worden opgenomen voor trainingsdoeleinden. 
Kies 1 – Voor al uw verkoopgerichte vragen.
Kies 2 – Voor onze zakelijke afdeling.
Kies 3 – Voor vragen betreffende levering of planning.
Kies 4 – Voor onze klantenservice.

Welkom bij de afdeling verkoop. 
Nog een klein moment geduld alstublieft wij zullen u doorverbinden met de eerste vrije medewerker. 

Welkom bij de afdeling planning, om u snel verder te kunnen helpen willen wij u vragen uw bestelnummer bij de hand te houden. 
Nog een klein moment geduld alstublieft wij zullen u doorverbinden met de eerste vrije medewerker. 

Welkom bij de afdeling klantenservice, om u snel verder te kunnen helpen willen wij u vragen uw bestelnummer bij de hand te houden en een keuze te maken uit een van de volgende opties zodat wij u direct met de juiste medewerker kunnen doorverbinden: 
Optie 1: Voor al uw vragen inzake een beschadigde levering.
Optie 2: Voor al uw vragen over missende onderdelen.
Optie 3: Voor het annuleren van uw bestelling.
Optie 4: Indien u belt inzake een retourverzoek.
Optie 5: Voor al uw andere vragen aan onze afdeling klantenservice.

Welkom bij X! 
Voor offerteaanvragen: druk 1.
Voor planning groene energie: druk 2.
Voor personeelszaken: druk 3.
Voor alle andere vragen: druk 4.

Voor leveringen en afhalingen: druk 1.
Voor planning nutsvoorzieningen: druk 2.
Voor de boekhouding: u kan ons contacteren via boekhouding@x.be.

Heeft uw telefooncentrale een keuzemenu?

En is uw keuzemenu het eerste dat uw bellers te horen krijgen als ze je bellen? Dan is het belangrijk om het zo helder en efficiënt mogelijk te houden. Uiteraard wilt u een geweldige eerste indruk maken. Maar even belangrijk is rekening houden met de noden van uw klant. Zorg dat die zo snel mogelijk bij de juiste afdeling belandt.

Vraag 1: Wat zijn de mogelijkheden van uw telefooncentrale?

Elke telefooncentrale is een beetje anders. Maar veel bieden dezelfde functionaliteiten aan. Om te begrijpen hoe u uw keuzemenu het best kan instellen, moet u eerst begrijpen hoe uw telefoonsysteem en doorschakelsysteem werkt. Zodat u de juiste berichten kan koppelen aan de juiste keuzetoets. Bijvoorbeeld: als uw IVR-systeem spraak herkend, dan wil u de beller laten weten dat ze kunnen spreken in plaats van op een toets drukken.

Vraag 2: Wat zijn de meestvoorkomende redenen van uw bellers?

Uw klanten zullen verschillende redenen hebben om uw bedrijf te bellen. In een ideale wereld kan u op deze vragen inspelen bij het ontwerpen van uw keuzemenu en meldingen. Veel bedrijven kiezen ervoor om het keuzemenu op te delen per departement, terwijl andere bedrijven de bellers rechtstreeks naar medewerkers doorverbinden. Veel bedrijven kiezen er ook voor om hun website, adres en openingstijden te vermelden. Dit is erg handig als u vaak dezelfde vragen krijgt. Via uw telefooncentrale zijn deze eenvoudige vragen al meteen beantwoord.

Vraag 3: Waarmee begint u het keuzemenu?

De volgorde van hoe u het keuzemenu instelt is erg belangrijk voor de gebruikerservaring van uw beller. Als de meeste bellers contact opnemen om een afspraak te maken, zet dit dan als eerste optie. Zo kan u de dienstverlening optimaal laten aansluiten op wat uw bellers écht willen. En vermijdt u dat ze zich door teveel keuze’s en informatie moeten worstelen.

Vraag 4: Kunnen gegevens achterhaald zijn?

Tenzij u van plan bent uw telefooncentrale vaak te vernieuwen of aanpassen (wat natuurlijk zeker kan, onze startkost is laag), kan het slim zijn om tijdgebonden informatie, zoals tijdelijke promo’s of data te vermijden. Of daar rekening mee te houden en in één keer alle promo’s en data op te nemne. In dezelfde gedachte kunt u ook best kiezen voor het benoemen van de afdeling in plaats van de naam van de medewerker. U weet maar nooit… Zeg bijvoorbeeld: “Voor onze sales medewerker, druk 4”, in plaats van “Voor Thomas Smith, onze sales medewerker, druk 4”.

Vraag 5: Bent u helder en specifiek genoeg?

Wees specifiek wanneer het nodig is om verwarring en keuzestress te vermijden. Als u bijvoorbeeld de facturatie van nieuwe klanten bij uw klantenservice wenst onder te brengen in plaats van bij de dienst facturatie, laat dit dan weten in uw melding.

Hou ook in gedachten dat hoewel u zo volledig mogelijk wil zijn, u ook erg to the point mag zijn. Uw openingsuren vermelden terwijl je open bent is bijvoorbeeld teveel informatie. Dit doet u beter in uw na-de-kantooruren-melding. Als u toch uw openingsuren, adres of extra informatie wenst mee te geven, doe dit dan via een apart keuzemenu.