Artikel: Hoe stel je een telefooncentrale met keuzemenu in?

Waarom heb je een keuzemenu nodig?

Heb je een bedrijf met veel afdelingen? Veel verschillende onderwerpen en vragen die klanten kunnen stellen? Dan is een keuze-menu voor je telefooncentrale de geschikte oplossing. Is het de meest ideale voor je klant? Stiekem vinden we het allemaal niet zo leuk om een keuze-menu te doorlopen. Het liefst is er een shortcut om meteen een echte medewerker aan de lijn te krijgen om je vraag aan toe te vertrouwen.

Want soms is het als klant moeilijk om je vraag te formuleren of in te delen in een rubriek. Omdat je als consument ook niet goed kan inschatten of je vraag nu beter voor dienst na verkoop is of voor de dienst facturatie…

Een keuzemenu zorgt ervoor dat de medewerker die de oproep beantwoordt de klant beter kan helpen door dat hij gespecialiseerd is.

Natuurlijk is dit niet voor elk bedrijf van toepassing. Een klein bedrijf met enkele producten hoeft misschien geen gebruik te maken van een keuzemenu. Een groter bedrijf met veel producten of diensten kan hier wel baat bij hebben.

De keuze voor een telefooncentrale met keuzemenu’s kan gemaakt worden om de vragen van klanten te stoomlijnen.

Is een keuzemenu klantvriendelijk?

De perceptie leert ons dat hoe sneller we een persoon aan de lijn krijgen die ons kan helpen, hoe fijner we dit ervaren. Hou de wachttijd en de keuze’s dus zo kort mogelijk.

Denk goed na over alle mogelijke vragen die klanten kunnen stellen. Hoe beter je je interne structuren op orde hebt, hoe sneller je verschillende vragen kunt beantwoorden. Heb je bijvoorbeeld een systeem met klantnummers gelinkt aan het telefoonnummer? Dan moet de bestaande klant zich niet in het keuze-menu identificeren. Dat bespaart tijd. En dat maakt het voor de klant aangenamer. Dan wordt de beleving of doorploetering van het keuzemenu korter.

Denk bij die oefening echt vanuit de klant. En niet vanuit de opbouw van het bedrijf. Als je als klant wil weten of je je pakket mag terugsturen. Dan is ‘Voor het terugsturen van een bestelling, druk 2’ klantvriendelijker dan ‘Voor afdeling service en repair, druk 2’.

Stel, zoals gezegd, een lijst op van de meest voorkomende vragen. En deel daarna de meest gestelde vragen op in een beknopte selectie van keuze’s. Ga hier zeker niet in overdrijven. Want ook dat is storend.

Klantherkenning

Doordat u het telefoonnummer van de klant gekoppeld heeft aan de dossier van de klant, weet u bijvoorbeeld meteen of het een particuliere klant of een buisiness klant is. Of ziet u meteen het overzicht van de afgenomen diensten. Zo kunt u de klant automatisch naar de juiste dienst doorschakelen.

Heb je al eens overwogen om een professionele stem te gebruiken op je voicemail?

Dit is precies wat wij elke dag doen voor grote en kleine bedrijven: van een lokale immo-makelaar tot Samsung en Tesla. Voor één voicemail-boodschap of een hele centrale met keuzemenu. Alles kan. En voor de onze prijs (vanaf €89) hoef je het zeker niet te laten. Onze klanten geven ons unaniem een vijf-sterren beoordeling op Google. Nieuwsgierig naar onze mooie stemmen?