Uw voicemail laten inspreken door een professionele stem?
Kunt u zich niet goed voorstellen wat we bedoelen met een professionele voicemail? U heeft onze telefoonstemmen of voicemailberichten sowieso al eens gehoord. Wij krijgen dan ook dagelijks de vraag van bedrijven of we hun telefoonboodschap kunnen inspreken. Deze bedrijven weten al dat een goede eerste indruk hét verschil kan maken!
De 6 voordelen van een professionele voicemail.
- De klant ervaart een vriendelijke spreekstem aan de telefoon als geruststellend.
- Uw beller voelt zich gewaardeerd. Hij voelt dat hij te maken heeft met een bedrijf dat zichzelf serieus neemt.
- Bovendien is niet alleen de voice-over keuze, maar ook de tekst die u laat inspreken belangrijk. De vuistregel daarbij is ‘KISS’ of ‘Keep it Short and Simple’.
- U neemt frustratie weg, doordat u werkt met een duidelijk keuzemenu.
- Zowel u als uw klant verliezen minder tijd hierdoor.
- Blije klanten zijn een win-win. Ze spenderen meer, komen vaker terug en maken reclame voor uw bedrijf.
Waarom is het belangrijk om uw voicemail professioneel te laten inspreken?
U voorkomt een slechte eerste indruk dankzij een goede telefoonboodschap.
Wat is de eerste indruk als u belt naar uw eigen telefooncentrale? Twijfelt u of het “goed genoeg” klinkt? De oplossing: uw voicemail laten inspreken. Dankzij duidelijke stemmen, goede teksten en niet verwarrende keuzemenu’s, bezorgt u uw klant een klantvriendelijke ervaring…
U voorkomt ergernis met klantvriendelijke stemmen aan de telefoon.
Eigenlijk is het zo: als de voicemail goed is, denkt u er bijna niet over na. U verwacht een goede spreekstem aan de telefoon met een leuke wachtmuziek. Het is pas als het slecht uitgevoerd is (dit wil zeggen: onverstaanbare boodschappen, vervelende herhalingen, een te langdradig of verwarrend keuzemenu of een amateuristische robotstem) – dat u zich gaat ergeren.
U voorkomt dat u klanten verliest door een amateuristische voicemail.
Voor een bedrijf loert hier het gevaar om de hoek. Het is namelijk véél moeilijker om een gefrustreerde klant terug blij te maken. De kans bestaat dat deze klant minder, of minder snel zal kopen. Waarom? Omdat hij zich niet gewaardeerd en geholpen voelt. Deze klant zal zijn ongezouten mening verkondigen bij vrienden en op uw sociale media. De kans bestaat zelfs dat hij zijn dienst of product bij de concurrent gaat zoeken – die wél inzet op een professioneel onthaal. Met andere woorden: laat uw teksten inspreken en controleren door een professionele mannen- of vrouwenstem. Uw telefoonbandje gaat er beter van klinken – en uw klanten zullen u dankbaar zijn!
Onze top 5 Vlaamse telefoonstemmen.
Uw voicemail laten inspreken: hoe moet het dan wel?
We gaan even een paar geluidsfragmenten laten horen. Hieronder vind je enkele bedrijven voor wie we de telefooncentrale professioneel hebben ingesproken. Je ziet er ook bij welke stem ze kozen. Wil je één van deze stemmen op jouw telefooncentrale? Klik dan op de stemacteur, of klik hier om een voicemail stem te kiezen.
Een vriendelijke voicemail stem bezorgt je beller het juiste gevoel.
De eerste reden waarom je je voicemail zou laten inspreken: je bezorgt je beller de perfecte eerste indruk. Het eerste gevoel is zo belangrijk. Zeker bij mogelijke nieuwe klanten. Wetenschappers zijn het erover eens dat het grootste deel van de mensen niet kopen op basis van rationele beslissingen. Maar men koopt op basis van een emotionele reden. Een gevoel dat juist zit. Zelden krijg je een warm gevoel van een robotstem. Of je krijgt een gevoel van wantrouwen bij een bedrijf dat niet professioneel oogt.
Mensen willen zakendoen met mensen.
Kreeg jij al eens een ‘vreemd buikgevoel’ bij een bepaalde webshop, waardoor je toch maar wat research bent gaan doen? De kans is groot dat je op zoek gaat naar meningen of ervaringen van échte mensen. Of dat je het bedrijf in kwestie even opbelt. Met een sales-vraag. Als ondernemer weet je: als een nieuwe klant belt, dan willen ze gerustgesteld worden. Want ze hebben nog dat extra duwtje nodig in de rug alvorens te bestellen. Of willen een persoonlijk antwoord op hun vraag. Maar je hebt het razend druk. En je kan niet meteen zelf aan de lijn komen? Vermijdt dan absoluut dat jouw beller een koud en kil gevoel krijgt aan de lijn. Of dat hij verward achterblijft. Een onpersoonlijke en amateuristische robotstem die jouw telefoonnummer hakkelig afdreunt en daarna koudweg afrondt met een computerpieptoon? Fout – deze klant krijgt een slecht gevoel. Zorg voor een warmmenselijke stem dat zo professioneel klinkt als jouw bedrijf wil uitstralen. Een vriendelijke, warme telefoonstem die je beleefd vraagt om héél even aan de lijn te blijven, zorgt voor herkenning en geruststelling. Wanneer je beller daarna aan de beurt is, kan hij het misschien niet benoemen: maar hij voelt zich geholpen, gewaardeerd en welkom.
Een professionele voicemail is efficiënt!
Als zaakvoerder win je enorm aan efficiëntie. Want als je je beller zichzelf kan laten doorschakelen naar de juiste dienst. Dan betekent dat dat je receptionist al heel wat telefoontjes minder moet aannemen om door te schakelen. En je kan ook informatie meegeven. Als je gesloten bent, dan kun je de openingsuren meegeven. Of je kan bijvoorbeeld verwijzen naar een online boekingsformulier. Probeer er echt voor te zorgen dat je beller in minder dan 2 minuten de juiste persoon aan de lijn krijgt!
Vandaag de juiste teksten laten inspreken? Dat is toekomstgericht denken.
Internationale klanten?
Denk ook aan de toekomst. Als je bijvoorbeeld van plan bent om online zaken te gaan doen, dan heb je ook mogelijks klanten uit Frankrijk, Nederland, Duitsland. Kies ervoor om jouw telefoonbandjes in verschillende talen te laten inspreken. En maak gebruik van een keuzemenu om ze naar de juiste dienst door te verwijzen. Veel van onze stemmen zijn meertalig. Dat maakt het in de toekomst eenvoudig om extra teksten te laten inspreken. Maar we hebben uiteraard ook heel wat native speaking telefoonstemmen. Dat wil zeggen dat de stemmen in hun moedertaal spreken. Wij mixen de verschillende stemopnames tot één mooi geheel voor jouw internationale uitstraling.
Een telefoonboodschap is slechts een kleine investering.
Het is ook absoluut geen grote investering. Het is geen abonnementsformule. Dus je betaalt éénmalig voor professioneel op maat gemaakte telefoonbegroetingen en je kan die jarenlang gebruiken. Voor minder dan €100 heb je al enkele kant-en-klare telefoonberichten die voldoen aan de industrie-standaard. Voor die prijs en de kwaliteit die je in de plaats krijgt, kan je het echt niet laten. Doe het vandaag nog ! Wij helpen je bij het opmaken van je teksten.
Hoeveel kost een professionele voicemail?
Een van de meest gestelde vragen zal waarschijnlijk zijn: ‘Hoeveel kost het nu om je telefooncentrale professioneel te laten inspreken?’ Wel, bij voices.be is het heel helder en transparant. Je kan eigenlijk zelf je prijs uitrekenen als je je scripts al hebt geschreven. Door de tekst gewoon te plakken in het tekstvak van je stem naar keuze. Maar op onze tariefpagina kan je ook eenvoudig een inschatting krijgen van hoeveel jouw project ongeveer zou kosten. Kort samengevat is onze pricing erg transparant. We werken met het laagste tarief van Europa: namelijk €89 voor het eerste bericht van 25 woorden. Daarna komt er een prijs van €1 per woord bij en een afwerkingskost voor het opknippen en afmixen van de geluidsfragmenten. En dat is een éénmalige prijs. De audiobestanden kan je jarenlang gebruiken.
Dit krijg je voor de prijs van een professionele voicemail:
- Een studiosessie met één professionele voice-over stem, door jou gekozen.
- Afwerking tot kant-en-klare audiofiles, die meteen bruikbaar zijn in jouw telefooncentrale. Eventueel afgemixt met muziek.
- Technische support is bij ons inbegrepen. Als je bijvoorbeeld merkt in jouw telefooncentrale dat je een ander audioformaat moet uploaden, dan krijg je van ons nieuwe exports.
- Wat er ook inbegrepen is, is een retake voor tone-of-voice. Als je een briefing had gegeven aan de stem en het klinkt niet helemaal zoals je gedacht of gehoopt had… Dan doen we het gewoon nog een keertje opnieuw, tot dat je tevreden bent.
Onze top 5 Nederlandse telefoonstemmen.
Hoe gaat het nu precies in zijn werk?
Kies je telefoonstem.
We beginnen met een voicemail stem te kiezen. Je kan op ons stemmenplatform eenvoudig jouw voice-over kiezen op basis van de taal en het geslacht. Stel dat jij voor jouw bedrijf een Nederlandse vrouwenstem nodig hebt. Per taal hebben we verschillende professionele stemacteurs verzameld, waar we vaak en graag mee samenwerken. Wij staan ook garant voor deze stemmen. We hanteren een ‘Niet tevreden? Geld terug’ garantie via onze website. Dit doen wij omdat wij intussen zeker weten dat onze klanten in 99,9% van de gevallen tevreden mzijn met de top kwaliteit die onze professionals leveren. Is het uitzonderlijk toch niet helemaal naar behoren? Dan doen we het gewoon opnieuw, tot jij helemaal blij bent met het ingesproken resultaat van jouw telefooncentrale.
Wij helpen je bij het schrijven van goede teksten.
Heb je je telefoonteksten al? De meest gehoorde tip is: hou het kort en eenvoudig. Wij bieden inspiratie via onze voorbeeldteksten. Je kan deze terugvinden op onze website. Of download onze e-books: 25 tips voor een betere klantenservice en 33 voorbeeldteksten voor jouw telefooncentrale. Uit onze jarenlange ervaring verzamelden we deze reeks praktische tips die jij meteen kan omzetten tot gebruiksklare teksten voor jouw telefooncentrale. Klaar? Plak dan al jouw telefoonboodschappen onder elkaar en zet tussen haakjes de opmerkingen voor de stemacteur. Je klikt daarna op toevoegen aan winkelmandje. Nu is het de beurt aan de muziek.
Voeg wachtmuziek toe uit onze bibliotheek.
Klaar met je telefoonteksten? Dan kan je de muziek kiezen. Beluister onze voorbeelden en voeg het toe aan je bestelling. Je kiest of je het onder de stem wil laten mixen. Of het als aparte audiofile wilt ontvangen, en het zelf upload in jouw centrale. Weet je het op dit moment nog niet zeker? Achteraf kunnen we ook nog steeds een nieuwe montage aanleveren. Nee, wij doen niet moeilijk! Wij helpen waar we kunnen.
Eenvoudig en veilig afrekenen via de webshop.
Ziezo, je hebt nu een telefoonstem gekozen en teksten toegevoegd. Eventueel heb je wachtmuziek bij je bestelling geplaatst. Dan rest er nu enkele nog af te rekenen. Dat gebeurt veilig via onze webshop. Wanneer is het klaar? Standaard rekenen we drie werkdagen, maar vaak gaat het veel sneller. In 90% van de gevallen is jouw audio de volgende werkdag reeds klaar. Maar als je het absoluut zéker de volgende werkdag wilt, laat het ons dan even weten! Dan behandelen we jouw bestelling met spoed. Zodat de IT-installateur zeker op tijd kan beginnen.
Wat gebeurt er nadat ik een bestelling heb geplaatst?
Wij ontvangen jouw bestelling in ons systeem en gaan deze voor jou controleren. Jij krijgt automatisch een mailtje met de vraag om een audiobriefing te maken op ons platform. Samen met de tekst ontvangt de stemateur jouw briefing. Als er geen vragen of onduidelijkheden meer zijn, wordt alles in de studio ingesproken. En daarna wordt het afgewerkt naar wens. Jij ontvangt binnen maximaal drie werkdagen jouw audiofiles per mail, samen met de factuur. Het mag duidelijk zijn: bij ons ben je in goeie handen.
Van plan om je voicemail toch zelf in te spreken?
Natuurlijk mag je dat doen. Maar klanten ervaren een niet getrainde stem vaak als onprofessioneel. Hoor je wel eens dat je een goede telefoonstem hebt? Dan houdt niets jou tegen, natuurlijk. Of misschien deze drie argumenten wel.
Je spreekt niet dialect en accentloos.
Hoewel veel mensen denken dat ze accentloos spreken, is bij velen toch te horen van welke regio ze afkomstig zijn. Dit horen bellers uit een andere regio direct en zo kan de telefooncentrale onprofessioneel overkomen.
Je hebt geen goede microfoon.
Hoewel de microfoon van jouw smartphone waarschijnlijk niet slecht is, is de kans dat er plof-, blaas- en kraakgeluiden worden opgenomen op je antwoordapparaat zeer realistisch. Dit moet je echt vermijden. Een professionele studiomicrofoon heeft hier geen problemen mee. Dit komt de opnames van de wachtboodschappen alleen maar ten goede.
Je hebt geen goede akoestische ruimte.
Kans bestaat dat je nu op kantoor bent. Heb je al eens goed geluisterd hoe galmend deze ruimtes klinken? Dit is zeer onprettig voor de luisteraar. Bovendien is elk extern geluid storend. Indien je niet beschikt over een stille, niet-galmende, maar akoestisch goedbehandelde ruimte zullen de wachtberichten die je inspreekt minder professioneel overkomen.
5 trucjes om te scoren met het antwoordapparaat.
Meer verkopen door je telefoon keuzemenu, kan dat? Natuurlijk kan dat. Voor veel bedrijven, grote en kleine, spreek ik de teksten van de telefooncentrale in. Bel je als klant na de kantooruren, of moet je even aan de lijn worden gehouden, dan bestaat de kans dat je mijn stem op de voicemail hoort.
1. Gebruik interactive voice response
Een telefoon menu met meerdere keuze’s is niet altijd nodig. Bij kleine bedrijven volstaat het om een korte wachtboodschap te laten horen, tot de telefoon door de receptionist(e), of de juiste dienst wordt beantwoord. Kan de telefoon niet opgenomen worden? Dan is een goed ingesproken voicemail belangrijk. Een warme, vriendelijke stem is hier onontbeerlijk. De stem die je potentiële klanten horen, is de eerste indruk. Het is een soort auditief visitekaartje. Dat komt professioneel over, en straalt kwaliteit uit. Dat geeft een goed gevoel.
2. Je voicemail laten inspreken? Hou de tekst kort en duidelijk.
De vuistregel: hoe efficiënter je je klant kunt doorverwijzen naar de juiste contactpersoon, hoe beter. Zelf wil je ook niet te lang ‘aan het lijntje’ gehouden worden, toch? Wees bij het schrijven van je voice prompts persoonlijk, maar wijk niet teveel af van de ongeschreven regeltjes. De kans bestaat dat de persoon maar met een half oor aan het luisteren is, en dan zijn de standaardzinnetjes makkelijk te begrijpen.
3. Vertel over je promoties
In die wachttijd kun je van een voice-over gebruik maken om meer te halen uit het telefoongesprek.Geef de klant promotionele informatie. Of Een voorbeeldje: “Bedankt voor uw geduld. Wist u dat bij de aankoop van uw matras, u er nu tijdelijk gratis de hoofdkussens bovenop krijgt? Onze medewerkers vertellen u graag meer over deze en andere promoties.”
4. Verwijs naar de website
Uiteraard heb je een website waar je klant snel alle informatie vindt die hij zoekt. Geef dit, met eventueel een praktisch voorbeeld, even mee. De kans dat het probleem hier al mee verholpen is, is groter dan je denkt.
5. Eerst de afdeling, dan de actie
Maak je gebruik van een keuzemenu? Dan gaat mijn persoonlijke voorkeur uit aan deze volgorde. Voor de afdeling Facturatie, druk 1. Voor de afdeling Dienst na verkoop, druk 2. Er komt mogelijks veel informatie op je klant af, en dan is het handig als hij eerst de afdeling herkent waar hij naar op zoek is, en dan pas hoort welke toets hij moet indrukken.
Wacht niet te lang met het doorverbinden van een collega. Vaak bellen mensen, net omdat ze specifieke vragen hebben. Een reeks van standaard-antwoorden, hebben ze misschien al op je site gevonden, maar waren niet voldoende. Laat de optie ‘Voor andere vragen, druk X’ daarom niet te lang op zich wachten. Je kunt ook woorden als ‘toets’ of ‘kies’ gebruiken in je telefoonmenu. Die keuze is aan jou.
Elke goede telefooncentrale bevat deze vier elementen!
1. Goeie geluidskwaliteit
Niets is vervelender dan slecht verstaanbare voice-prompts. Onduidelijkheid is bij communicatie altijd een slecht teken. Zorg voor heldere, vriendelijk ingesproken en ondubbelzinnige telefoonberichten.
2. Duidelijk schakelmenu
Het helpt als je een duidelijke structuur uitdenkt om je klanten door te schakelen. Bel ook eens zelf met je eigen bedrijf met een specifieke vraag in gedachten. Duurt het lang voordat je doorverbonden wordt? Heb je het gevoel dat je (letterlijk) aan het lijntje wordt gehouden? Of doe je enkele stappen teveel? Of is je vraag te specifiek en wil je gewoon meteen iemand spreken, maar kan dat niet? Proefondervindelijk kun je schaven aan je keuzemenu-teksten. Zorg in elk geval dat je bellers zich niet beginnen ergeren aan je keuzemenu. Dat moet je ten allen tijde voorkomen.
3. Herhaling wanneer nodig
Denk er ook aan dat niet iedereen meteen zijn klantnummer bij de hand heeft. Of soms in een luidruchtige situatie is en uw boodschap niet gehoord heeft. Een herhaalfunctie neemt hier veel stress weg.
4. Aangename wachtmuziek
Bovendien zorgt wachtmuziek ervoor dat de beller het wachten wat dragelijker vindt. Beluister onze selectie van moderne, rechtenvrije wachtmuziek voor uw telefooncentrale.
Onze top 5 wachtmuziek.
Conclusie
Uw voicemail laten inspreken door een professionele stem? Doen!
U heeft vast zelf al eens een bedrijf met een écht goede klantenservice gebeld? U merkt het verschil meteen, toch? Uw eigen klanten verdienen dit ook. Wij helpen u hier graag bij van tekst tot opname.
